Hvilke skjulte omkostninger har ældre systemer?

Emanuel Böminghaus, ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA

Emanuel Böminghaus

ekspert i legacy-systemer,
administrerende direktør i AvenDATA

I mange virksomheder kører de stille videre i baggrunden: ældre systemer, der egentlig for længst burde være taget ud af drift, men som »stadig bruges«, »endnu ikke er helt migreret« eller skal være tilgængelige »til nødstilfælde«. Uanset om det er et gammelt ERP-system, et gammelt finanssystem, en egenudviklet brancheløsning eller et forældet HR-værktøj: Så længe et ældre system stadig kører et eller andet sted, medfører det omkostninger. Og ikke så få.

Hvad mange IT- og fagansvarlige ikke er klar over: De reelle omkostninger ved forældede systemer ligger ofte ikke i de synlige budgetter, men i en lang række skjulte udgifter, risici og bundne ressourcer, der hober sig op over årene.

Skjulte licens- og driftsomkostninger

Selv om et ældre system ikke længere bruges produktivt, opstår der fortsat licensomkostninger, for eksempel gennem løbende serviceaftaler, brugerlicenser eller tredjepartssoftware, der kun skal fortsætte på grund af det ældre system. Særligt dyre er gamle ERP-systemer, hvis licensmodeller ofte er knyttet til produktiv brug, selv om kun læseadgang ville være nødvendig. Det samme gælder databaser, der licenseres efter CPU- eller named user-modeller, selv når de kun bruges til at opbevare data for ældre systemer.

Også ECM- og arkivsystemer, der oprindeligt blev indført til revisionssikker lagring, kan være blevet forældede og medføre høje driftsomkostninger, så længe de skal køre videre for enkelte gamle processer. Licensmodellerne for sådanne systemer er ofte vokset historisk, svære at opsige og kun mulige at ændre med stor indsats. Omkostningerne står ofte ikke længere i noget rimeligt forhold til den reelle nytte.

Dertil kommer infrastrukturomkostninger: datacenterplads, virtualiseringsressourcer, lagerplads og backupkapacitet, der udelukkende holdes klar til det ældre system. Selv når brugen er lav, medfører den løbende drift strømforbrug, køling og slid på hardware. I cloudmiljøer kan ældre systemer føre til såkaldte »zombieomkostninger«: virtuelle maskiner, databaser eller objektlagre, der ikke bruges aktivt, men løbende genererer regninger.

Vedligeholdelse og fejlbehæftethed: Ustabilitet som omkostningsfaktor

Forældet software kan ofte ikke længere vedligeholdes, enten fordi producenten har stoppet supporten, eller fordi viden og dokumentation mangler. Når der så alligevel opstår en fejl, tager hver analyse uforholdsmæssigt lang tid. Ved nedbrud skal der manuelt udvikles midlertidige løsninger, eller data skal møjsommeligt trækkes ud. Følgen er produktivitetstab, eskaleringer og nødløsninger. Alt det binder interne ressourcer og medfører ofte høje omkostninger til eksterne konsulenter. Jo ældre systemet er, desto større er sandsynligheden for kompatibilitetsproblemer med ny hardware, nye operativsystemer eller sikkerhedsløsninger. Virksomheder bliver dermed teknologisk afhængige af forældede komponenter med uforudsigelige økonomiske konsekvenser.

Varig binding af personale på grund af afhængighed af viden

Et ofte undervurderet aspekt: Så længe ældre systemer kører videre, er der brug for personale, der kender dem. I mange tilfælde er det enkelte specialister eller tidligere projektmedarbejdere, der »stadig ved, hvordan man bruger dem«. Denne viden er ofte ikke dokumenteret, svær at overføre og stærkt personbundet. Det skaber en skjult afhængighed, som især i en tid med mangel på arbejdskraft og pensioneringsbølger udgør en betydelig risiko. Også nye IT-medarbejdere skal sættes ind i systemerne, hvilket er yderst tidskrævende for gamle systemer uden undervisningsmateriale og uden fungerende support. Følgen er et højt internt ressourceforbrug uden produktiv værdi.

Ældre systemer som sikkerhedsrisiko: Omkostninger ved cybertrusler

Et andet kritisk punkt er IT-sikkerheden. Ældre systemer har som regel ikke længere aktuelle patches, bruger forældede krypteringsmetoder eller usikre grænseflader, og ofte er adgangsbeskyttelsen rudimentær eller helt fraværende. Sikringen af sådanne systemer kræver indsats, for eksempel i form af dedikeret netværkssegmentering, firewallregler, ekstra overvågningssystemer eller interne kontrolprocesser. Alternativt bliver risikoen »accepteret«, med potentielt katastrofale følger i en nødsituation: datatab, ransomwareangreb eller brud på databeskyttelsesreglerne. Selv hvis intet sker, binder alene behovet for regelmæssige sikkerhedstjek af et system, der ikke længere bruges, kapacitet og medfører unødvendige omkostninger.

Uklare ansvarsforhold og projektforsinkelser

Ikke sjældent fører et ældre system, der fortsat er i drift, også til strategiske forsinkelser. Så længe systemet lever, bygges nye processer op omkring det, grænseflader holdes kunstigt i live, eller innovation udskydes. Det betyder, at virksomheder blokerer sig selv, hvad enten det gælder skiftet til moderne platforme, indførelsen af nye BI-løsninger eller automatiseringen af processer. IT-landskabet forbliver komplekst, fragmenteret og innovationsfjendtligt, med negative konsekvenser for konkurrenceevnen på lang sigt.

Konklusion: Nedlukkede systemer kræver mindre end ældre systemer i fortsat drift

Virksomheder, der ikke lukker ned og arkiverer ældre systemer i tide, betaler med snigende, men betydelige ekstraomkostninger: til licenser, strøm, vedligeholdelse, sikkerhedstiltag og bundet personale. Dertil kommer strategiske bremseeffekter og teknologiske risici. Løsningen er professionel arkivering: Data og dokumenter trækkes ud, sikres i overensstemmelse med lovgivningen og gøres permanent tilgængelige via et separat arkivsystem, uden det oprindelige systems tekniske, økonomiske og sikkerhedsmæssige byrder. En sådan arkivering er ikke kun billigere end fortsat drift, den skaber også retssikkerhed, aflaster IT-afdelingen og gør det muligt for virksomheder at rette blikket mod fremtiden.

Planlægger du at arkivere et ældre system?