ERP-arkivering: Sikr data,
bevar rapporter og overhold compliance med AvenDATA
Fra SAP, Oracle, Microsoft Dynamics og Infor til egenudviklede løsninger: Med vores ERP-arkivering sikrer vi data fra ERP-systemer af enhver art og generation, herunder branchespecifikke løsninger, fra bogføring over personaleadministration til produktionsstyring.
Udfordringen
Historiske data i ældre ERP-systemer er vigtige, men adgangen til dem bliver stadig vanskeligere og i sidste ende umulig.
I forbindelse med IT-migreringer, systemudskiftninger (f.eks. overgangen til SAP S/4HANA) eller afvikling af forældede ERP-landskaber står virksomheder jævnligt over for en kritisk opgave.
Ældre ERP-systemer er ofte applikationer, der er vokset over mange år og har komplekse, individuelt tilpassede datastrukturer. De indeholder fortsat relevante oplysninger til skattemæssige, juridiske eller forretningsmæssige formål.
Men driften af disse systemer er dyr, softwaren vedligeholdes ikke længere, licenserne udløber, og virksomhedens knowhow forsvinder.
Adgangen til vigtige data bliver vanskeligere eller helt umulig, selvom dataene fortsat skal være tilgængelige, kunne analyseres og opbevares revisionssikkert.
Det er netop her, AvenDATA kommer ind med sin løsning til ERP-arkivering.
ERP-arkivering: En gennemprøvet løsning
baseret på over 17 års projekterfaring
AvenDATA har gennem over 17 år løbende videreudviklet sin metode til ERP-arkivering og forfinet den i praksis gennem tusindvis af systemnedlukninger.
Med vores gennemprøvede tilgang har vi gennem årene kunnet besvare alle faglige spørgsmål, forespørgsler fra skatterevisioner og juridiske henvendelser pålideligt og sporbart.
Den anvendte software, ViewBox, har etableret sig som et stabilt søgesystem, der fungerer både i den daglige revisionspraksis og ved virksomhedsdækkende adgang.
At ViewBox i dag anvendes i mere end 50 % af DAX-virksomhederne, er et klart bevis på systemets stabilitet, fleksibilitet og praktiske anvendelighed.
Fra Europa over Asien til Nordamerika: ViewBox er i brug over hele verden.
Dine analyser lever videre som rapporter
i ViewBox
Vi overtager ikke blot alle relevante data fra dit ERP-system, men sikrer også, at du permanent kan se og bruge disse data i vores software ViewBox.
Dette omfatter:
- Genopbygning af relevante rapporter og forretningsmæssige analyser
- Implementering af kundespecifikke rapporter (herunder egenudviklede programmer og lister)
- Arkivering af alle relevante bilag, der er nødvendige for rapporternes sporbarhed (f.eks. fakturaer, ordrer eller posteringsbilag)
Allerede inden projektstart afstemmer vi med dig, hvilke rapporter og analyser der fremover skal bruges til skattemæssige formål, forretningsmæssige analyser eller lovkrav. Her drager du fordel af vores mangeårige erfaring fra talrige arkiveringsprojekter på tværs af ERP-systemer, brancher og fagområder.
I ViewBox kan du søge i og analysere disse rapporter mange år efter nedlukningen, helt uafhængigt af det oprindelige ERP-system.
Uanset om det gælder skatterevisioner, interne spørgsmål eller juridiske afklaringer, har du altid adgang til overskuelige rapporter med filtermuligheder, uden at skulle betale licenser til eller have adgang til det oprindelige system.
Hurtigt projektforløb og stor økonomisk gevinst (målbar ROI),
selv ved komplekse ERP-systemer
Nedlukning af et ERP-system tager normalt en til seks måneder afhængigt af systemets kompleksitet og datamængde. Med vores klart strukturerede og standardiserede fremgangsmåde kan vi også arkivere omfattende systemer effektivt og sikkert.
Vi har således allerede overført ERP-applikationer med flere terabyte data, herunder rapporter, specialprogrammer og komplet dokumentation, til vores arkivløsning.
Takket være vores etablerede projektmetode opnår vores kunder hurtigt betydelige besparelser, især på licensomkostninger til ældre software, databaser og operativsystemer, men også på vedligeholdelse, infrastruktur og interne ressourcer.
I langt de fleste af vores projekter er tilbagebetalingstiden under et år.
Analyse af
ERP-systemet
Første trin i enhver ERP-nedlukning er en detaljeret analyse af dit eksisterende system. Analysen danner grundlag for et præcist estimat af projektets varighed og omkostninger ved ERP-arkiveringen.
Vi kortlægger både tekniske og forretningsmæssige forhold, bl.a.:
- Adgangsmuligheder til det eksisterende ERP-system
- Databasens type, struktur og størrelse (f.eks. Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, SAP HANA eller proprietære databaser)
- Omfang og relevans af eksisterende rapporter og applikationer
- Individuelle særpræg som egenudviklede programmer, grænseflader eller tillægsmoduler
Resultaterne samler vi i et bindende fastpristilbud, der giver dig maksimal sikkerhed i planlægning og beslutninger.
Projektforløb for
ERP-systemer
Når systemanalysen er afsluttet, begynder selve projektet: struktureret, effektivt og med klart definerede milepæle.
Ved et fælles kickoffmøde afklarer vi alle organisatoriske og tekniske rammer med dit team. Fra dette tidspunkt overtager vi størstedelen af opgaverne for dig:
- Etablering af systemadgang
- Eksport og overtagelse af relevante data
- Genopbygning af vigtige rapporter og specialanalyser
- Dokumentation af alle trin med henblik på revisionssikkerhed
Vores erfarne projektledere følger dig gennem hele processen og sikrer et gnidningsfrit forløb med minimalt ressourceforbrug hos dig.
Ved projektets afslutning gennemfører vi sammen strukturerede test- og godkendelsesfaser for at sikre, at alle data er arkiveret fuldstændigt, korrekt og sporbart.
Resultatet
af arkiveringen
Når projektet er afsluttet, er alle relevante tabeller, dokumenter og rapporter fra dit ERP-system overført til vores egenudviklede softwareløsning ViewBox.
ViewBox er et webbaseret søgesystem, der giver dig og autoriserede parter hurtig, sikker og sporbar adgang til de arkiverede oplysninger, også mange år efter systemnedlukningen.
En særlig merværdi: Vi genopbygger alle vigtige standard- og specialrapporter, så faglige, skattemæssige og juridiske analyser fortsat er mulige uden adgang til det oprindelige ERP-system.
Efter vellykket implementering og godkendelse af ViewBox kan det oprindelige ERP-system tages helt ud af drift.
Når projektet afsluttes, modtager du en omfattende procesdokumentation, der sporbart beskriver alle trin, især:
- typen af dataoverførsel
- strukturen af det arkiverede indhold
- de gennemførte test- og godkendelsesfaser
Desuden dokumenterer vi alle enkelte trin i arkiveringen revisionssikkert i vores Jira-ticketsystem, fra dataeksport til endelig godkendelse og eventuel senere sletning af kildesystemet. Dermed kan tredjeparter og revisorer til enhver tid se, hvordan arkiveringen er gennemført.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra ældre systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en effektiv platform til sikker adgang til data fra nedlukkede ERP-systemer og andre ældre systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og intelligente funktioner udviklet ved hjælp af kunstig intelligens.
ViewBox Enterprise sikrer, at dine arkiverede data:
- Forbliver forståelige og anvendelige mange år efter systemnedlukningen
- Hurtigt og målrettet kan søges i, filtreres og analyseres
- Er tilgængelige revisionssikkert og sporbart til interne og eksterne revisioner
- Er beskyttet mod uautoriseret adgang via rollebaserede rettigheder
- Kan analyseres mere effektivt ved hjælp af intelligente funktioner
- Forbliver tilgængelige uafhængigt af det ældre system
En særlig funktion er den automatiserede og regelbaserede sletning af data. På baggrund af lovbestemte, kontraktlige eller interne opbevaringsfrister kan data slettes kontrolleret, sporbart og dokumenteret, når den pågældende frist udløber. Dermed understøtter ViewBox Enterprise virksomheder i at opfylde deres krav til databeskyttelse og compliance.
Sådan forbliver historiske virksomhedsdata tilgængelige på lang sigt.
Klar til
næste skridt?
I en ekspertsamtale på en time gennemgår vi dit ERP-system, uanset om det er en standardløsning, en individuelt udvidet applikation eller et fuldt egenudviklet system.
Vi viser dig live, hvordan du lukker dit system effektivt ned og bevarer muligheden for at analysere dataene på lang sigt, herunder:
- en afstemning af datastruktur, dataoverførsel og rapportbehov
- en livedemo af vores løsning ViewBox
- en forklaring af, hvordan vi genopbygger rapporter og specialanalyser
- et solidt estimat af ressourceforbrug, varighed og pris
Gennemsigtighed fra start:
Vores projekttilbud er baseret på klart definerede faste priser, garanteret uden genforhandling. Kvalitet, pålidelighed og et fair forhold mellem pris og ydelse er vores fokus.
Book nu en tid til din gratis personlige ekspertsamtale.
Hurtige svar på dine spørgsmål:
personligt og uforpligtende om ERP-arkivering
personligt og uforpligtende om ERP-arkivering
Mange tak
Tak for din henvendelse.
Vi kontakter dig snarest.
Vi kontakter dig snarest.