Teknologiskift gør arkivering uundgåelig. Vi overtager dit gamle ticketsystem.
Med AvenDATA: Sikr serviceprocesserne og bevar sporbarheden.
Udfordringen
ved ældre ticketsystemer
Mange virksomheder står over for opgaven at lukke forældede eller afløste ticketsystemer som Jira, SAP Solution Manager, OTRS eller ServiceNow i forbindelse med cloudmigreringer, softwarekonsolideringer eller omstruktureringer af ITSM. Men det er ikke nok blot at slukke for dem: Servicetickets, change requests, incident-logs og godkendelsesforløb er underlagt dokumentationspligt, både internt og over for tredjeparter.
Typiske udfordringer ved gamle ticketløsninger:
- Høje driftsomkostninger: Vedligeholdelse, infrastruktur og licensgebyrer binder budget permanent.
- Teknisk gæld: Forældede systemer indebærer sikkerhedsrisici og gør opdateringer vanskeligere.
- Ressourcebinding: IT og support skal fortsat sikre vedligeholdelse og adgang.
- Revisionspligt: Tickets kan indeholde oplysninger, der er relevante for revisioner og audits.
- Databeskyttelse: Opbevaring og sletning i overensstemmelse med GDPR kan ofte ikke længere gennemføres teknisk.
AvenDATA har løsningen: Med vores webbaserede arkiveringsløsning ViewBox overfører vi dine ticketdata fra systemer som Jira, SAP Solution Manager, OTRS, Remedy eller Freshservice til et sikkert arkiv. Dine gamle data forbliver fuldt tilgængelige og revisionssikkert gemt, helt uafhængigt af det oprindelige ticketsystem.
Gennemprøvet arkiveringsløsning
Med over 17 års projekterfaring med ticketsystemer og ITSM-platforme
Arkivering af historiske ticketsystemer er hos AvenDATA blevet konsekvent videreudviklet gennem mange år og afprøvet i praksis i talrige kundeprojekter verden over. Vores strukturerede tilgang har vist sit værd ved vidt forskellige krav: fra forberedelse til IT-revisioner til juridisk sikker dokumentation af tidligere serviceprocesser.
Omdrejningspunktet er vores softwareløsning ViewBox, et stærkt søgesystem til arkiverede data fra nedlagte systemer som Jira Service Management, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow eller BMC Remedy.
ViewBox giver både interne afdelinger (f.eks. IT, compliance og jura) og eksterne revisorer hurtig, revisionssikker adgang.
Talrige internationale virksomheder, herunder 50 procent af alle DAX-koncerner, benytter vores løsning. ViewBox er i dag stabil, sikker og fleksibelt tilpasselig til enhver virksomhedsstørrelse og er i produktiv drift i Europa, Nordamerika og Asien.
Dine arkiverede tickets er sikkert og sporbart tilgængelige
i ViewBox
Også efter nedlukningen af dit ticketsystem (f.eks. Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow eller BMC Remedy) bevares dine ticketdata fuldt ud. Vi overtager alle relevante poster fra incident-, problem-, change- eller service request-processer, arkiverer dem revisionssikkert og forsyner dem på ønske med en digital signatur som dokumentation.
Vores ydelser i overblik:
- Arkivering af alle relevante ticketdata inklusive statusforløb, tidsstempler og bilag
- Revisionssikker lagring med valgfri digital signatur
- Valgfrit: Oprettelse af rapporter og analyser på baggrund af arkiverede tickets
Allerede inden projektstart afstemmer vi med dig, hvilke dataområder der skal overtages (f.eks. tickettyper, statusforløb, workflowhistorik eller tilhørende filer), og om der er behov for specifikke analyser, f.eks. til audits, interne analyser eller juridiske formål.
I ViewBox er disse tickets også år senere søgbare, sporbare og dokumenterede.
Ved behov kan der til enhver tid genereres individuelle rapporter, f.eks. til databeskyttelsesforespørgsler, compliance-dokumentation eller kontraktdokumentation.
Uanset om det gælder revisioner, interne henvendelser eller juridiske krav: Med ViewBox forbliver dine historiske tickets strukturerede, sikre og tilgængelige uafhængigt af det oprindelige system.
Hurtigt projektforløb & økonomisk gevinst
Målbar ROI
selv ved komplekse ticketsystemer
Nedlukningen af historiske ticketsystemer som Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow eller BMC Remedy tager afhængigt af datastruktur, grænseflader og datamængde som regel kun 3 til 6 måneder. Med vores standardiserede tilgang arkiverer vi også omfattende ticketdata effektivt, sporbart og juridisk sikkert.
Vi har allerede gennemført projekter med flere millioner tickets med struktureret dataoverførsel, komplette statusforløb, bilag og valgfri rapportgenerering.
Omkostningsbesparelser fra dag 1: Vores kunder opnår mærkbare besparelser kort efter projektafslutning, især på licensomkostninger, systemdrift, vedligeholdelse og ressourcebinding i IT-driften.
Return on investment (ROI) ligger i de fleste tilfælde under et år takket være den fuldstændige nedlukning af det gamle system og den varige aflastning af dit systemlandskab.
Ticketsystem
Systemanalyse
Første trin i enhver arkivering af et ticketsystem er en struktureret analyse af din eksisterende platform. Den danner grundlag for et solidt skøn over projektvarighed, datamængde og arkiveringsomfang (uanset om det drejer sig om Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow eller et andet ITSM-system).
Vi kortlægger både tekniske og faglige aspekter, blandt andet:
- Adgangsmuligheder til systemet eller databasen
- Struktur, omfang og datamængde for tickets (incidents, changes, requests osv.)
- Relevans og opbevaringsbehov for de indeholdte oplysninger
- Historik, workflows, bilag og afhængigheder af grænseflader
Resultaterne af analysen sammenfatter vi i et bindende tilbud til fast pris, inklusive klart definerede ydelser og en realistisk beregnet projektvarighed. Dermed har du maksimal planlægnings- og beslutningssikkerhed allerede før projektstart.
Ticketsystem
Projektarkivering
Efter systemanalysen begynder selve arkiveringsprojektet: professionelt styret, gennemsigtigt dokumenteret og tilrettelagt med henblik på størst mulig aflastning af din IT-afdeling.
I et fælles kick-off-møde afklarer vi alle organisatoriske og tekniske rammebetingelser. Fra det tidspunkt overtager vi størstedelen af de operative opgaver for dig:
- Etablering af dataadgang eller API-adgang
- Eksport og overførsel af de relevante ticketdata inkl. historik, kommentarer og bilag
- Valgfrit: Oprettelse af individuelle rapporter eller analyser på baggrund af arkiverede tickets
- Fuldstændig revisionssikker dokumentation af alle procestrin
Vores erfarne projektledere følger dig gennem hele projektet med klare kommunikationsveje, definerede ansvarsområder og et minimalt ressourcebehov hos kunden.
Til slut gennemføres en struktureret test- og godkendelsesfase for at sikre, at alle tickets er arkiveret revisionssikkert, tilgængeligt, fuldstændigt, korrekt og sporbart.
Ticketsystem
Resultat af arkiveringen
Efter projektets afslutning er alle relevante ticketdata fra dit nedlagte system (f.eks. Jira, OTRS, SAP Solution Manager eller ServiceNow) overført fuldstændigt og struktureret til vores arkivløsning ViewBox.
ViewBox er et webbaseret søgesystem, der giver berettigede personer mulighed for også år efter nedlukningen af systemet hurtigt, sikkert og revisionssikkert at tilgå arkiverede servicetickets, statusforløb, kommunikation og bilag uafhængigt af det oprindelige ticketsystem.
På ønske kan der oprettes individuelle rapporter på baggrund af de arkiverede tickets helt uden aktiv adgang til det oprindelige system (f.eks. til interne analyser, juridisk dokumentation eller databeskyttelsesforespørgsler).
Efter en vellykket godkendelse kan det gamle system lukkes helt ned. Ved projektets afslutning modtager du en omfattende projekt- og procesdokumentation, der gør alle trin sporbare, især:
- arten og strukturen af dataoverførslen
- omfanget og oprindelsen af de arkiverede indhold
- de gennemførte tests og godkendelser
Derudover dokumenterer vi alle projekttrin, fra den første eksport til den endelige godkendelse og eventuel sletning af kildesystemet, revisionssikkert i vores Jira-ticketsystem. Dermed kan hele processen følges uden huller, også for eksterne revisorer.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra ældre systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en kraftfuld platform til sikker adgang til data fra nedlagte ERP-systemer og ældre systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og intelligente funktioner, der er udviklet fuldt ud ved hjælp af kunstig intelligens.
ViewBox Enterprise sørger for, at dine arkiverede data:
- Forbliver forståelige og anvendelige mange år efter systemnedlukningen
- Hurtigt og målrettet kan søges i, filtreres og analyseres
- Er tilgængelige revisionssikkert og sporbart til interne og eksterne revisioner
- Er beskyttet mod uautoriseret adgang via rollebaserede rettigheder
- Kan analyseres mere effektivt ved hjælp af intelligente funktioner
- Forbliver tilgængelige uafhængigt af det ældre system
Et særligt kendetegn er for eksempel den automatiserede og regelbaserede datasletning. På grundlag af lovbestemte, kontraktlige eller virksomhedsinterne opbevaringsfrister kan data efter fristens udløb slettes kontrolleret, sporbart og dokumenteret. Dermed understøtter ViewBox Enterprise virksomhederne i at opfylde deres krav til databeskyttelse og compliance.
Dermed forbliver historiske virksomhedsdata tilgængelige på lang sigt!
Klar til
næste skridt?
I en gratis, en time lang ekspertsamtale analyserer vi sammen dit ticketsystem, der skal lukkes ned (f.eks. Jira, SAP Solution Manager, OTRS eller ServiceNow). Vi viser dig live, hvordan du effektivt arkiverer dine ticketdata og holder de oplysninger, de indeholder, sikkert og struktureret anvendelige på lang sigt.
I denne samtale får du:
- En præcis afstemning af datastruktur, felter, der skal overtages, og adgangskoncept
- En live-demo af vores arkivløsning ViewBox
- En præsentation af, hvordan strukturerede forespørgsler, ticketsøgninger eller rapporter kan oprettes
- Et solidt skøn over omfang, varighed og omkostninger for dit arkiveringsprojekt
Vores projekttilbud er baseret på klart definerede faste priser garanteret uden efterforhandling. Og: kvalitet, pålidelighed og et rimeligt forhold mellem pris og ydelse er i centrum hos os.
Hurtige svar på dine spørgsmål:
personligt & uforpligtende om
arkivering af ITSM- og ticketsystemer
personligt & uforpligtende om
arkivering af ITSM- og ticketsystemer
Mange tak
Mange tak for din henvendelse.
Vi kontakter dig snarest.