Legal hold
Beskyttelse af juridisk relevante data
Funktionen legal hold gør det muligt at beskytte bestemte data og dokumenter mod sletning, f.eks. ved retssager, revisioner eller interne undersøgelser. De udvalgte data forbliver uændrede, så lovbestemte opbevaringsfrister, compliance-krav og internationale standarder kan overholdes.
Legal hold og sletning af data:
juridisk sikkerhed og dataintegritet i nedlukkede systemer
Med ViewBox, vores søgesystem udviklet specielt til nedlukkede ældre systemer, tilbyder vi virksomheder to centrale funktioner til arkivstyring i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne: legal hold og kontrolleret sletning af data. Begge funktioner sikrer en juridisk korrekt håndtering af arkiverede oplysninger, fra beskyttelse og lovpligtig opbevaring til revisionssikker sletning.
Relevant lovgrundlag
GDPR
(art. 17, stk. 3: undtagelser fra retten til sletning)
GDPR forpligter virksomheder til at slette personoplysninger, medmindre de er nødvendige for at opfylde en retlig forpligtelse eller for at forsvare retskrav. Funktionen legal hold sikrer, at sådanne data beskyttes målrettet og arkiveres revisionssikkert, så længe det er juridisk nødvendigt.
Bogføringsloven og
skattekontrolloven
Efter bogføringsloven skal regnskabsmateriale som årsrapporter, bilag og anden dokumentation opbevares i fem år. Funktionen legal hold forhindrer, at disse data slettes ved en fejl, og sikrer, at de er fuldt tilgængelige med beviskraft ved skatterevisioner eller juridiske tvister.
Sarbanes-Oxley
Act (SOX)
Den amerikanske Sarbanes-Oxley Act forpligter internationalt aktive og børsnoterede virksomheder til at arkivere forretnings- og finansoplysninger sporbart og på lang sigt. Med legal hold kan disse krav også opfyldes i nedlukkede systemer, fordi relevante data beskyttes mod sletning og altid kan hentes frem.
eDiscovery-krav
(f.eks. i USA)
I mange internationale retssystemer, især i USA, er virksomheder forpligtet til at stille elektroniske beviser til rådighed i struktureret form ved efterforskninger eller retssager. Funktionen legal hold i ViewBox hjælper med at sikre relevante data permanent og opfylde de juridiske krav til gennemsigtighed og dokumentation.
Sletning af data:
sikkert, automatiseret og revisionssikkert
Når lovbestemte eller interne opbevaringsfrister er udløbet, gør ViewBox det muligt at slette arkiverede data fuldt kontrolleret. Funktionen kan automatiseres, logges fuldt ud og sikrer, at kravene til sletning opfyldes korrekt.
Centrale fordele ved
slettefunktionen
Automatisering Sletteprocesser kan konfigureres, så de starter automatisk, når den pågældende opbevaringsfrist er udløbet. Det mindsker manuelle indgreb, sparer tid og reducerer risikoen for menneskelige fejl.
Revisionssikkerhed Hver sletning dokumenteres fuldt ud, fra identifikation af de data, der skal slettes, til den endelige bekræftelse af sletningen. Dermed kan virksomheder altid dokumentere, at de har opfyldt deres sletteforpligtelser korrekt.
Compliance ViewBox hjælper virksomheder med at gennemføre komplekse lovbestemte og branchespecifikke krav til sletning pålideligt. Dermed undgås overtrædelser af databeskyttelses- eller opbevaringsreglerne og de bøder eller skader på omdømmet, der kan følge med.
Lovgivning
om sletning af data
GDPR
(art. 17: retten til at blive glemt)
Personoplysninger skal slettes, så snart de ikke længere er nødvendige til det oprindelige formål. ViewBox gør det muligt at gennemføre denne sletteforpligtelse sikkert og sporbart, også i ældre systemer.
Den danske
databeskyttelseslov
Databeskyttelsesloven supplerer GDPR med nationale regler i Danmark, også for behandling og sletning af personoplysninger. ViewBox sikrer, at sletningen også dokumenteres revisionssikkert i nedlukkede eller outsourcede systemer.
ISO
27001
Den internationale standard for styring af informationssikkerhed kræver definerede processer for sletning af data for at sikre fortrolighed, integritet og sporbarhed. ViewBox hjælper virksomheder med at opfylde disse krav pålideligt i arkivet.
Branchespecifikke sletteregler
(f.eks. finans, sundhed og energi
I regulerede brancher gælder særlige krav til opbevaring og sletning af data. Med ViewBox kan også disse branchespecifikke krav overholdes struktureret og automatiseret, selv i komplekse miljøer med ældre systemer.
Konklusion
Med funktionerne legal hold og kontrolleret sletning af data tilbyder ViewBox en samlet løsning til juridisk sikker og revisionssikker håndtering af arkiverede oplysninger i nedlukkede systemer. Dermed opfylder virksomheder ikke kun lovkravene, men mindsker også risici, sikrer dataintegriteten og styrker deres compliance på lang sigt.
Hurtige svar på dine spørgsmål:
personligt og uforpligtende om legal hold og sletning af data
personligt og uforpligtende om legal hold og sletning af data
Tak for jeres henvendelse
Tak for jeres forespørgsel. Vi kontakter jer snarest.