Arkivering af DMS-/ECM-systemer
Sikr data, bevar dokumenter og overhold compliance med AvenDATA.
Fra OpenText, d.velop og easy Archiv til specialudviklede DMS- eller ECM-løsninger: Vi arkiverer indhold fra ældre systemer af alle typer og generationer på tværs af brancher. Det gælder alt fra revisionssikker dokumentlagring og workflows til metadatastyring.
Udfordringen
Historiske dokumenter i ældre DMS-/ECM-systemer er vigtige, men adgangen til dem bliver stadig sværere.
I forbindelse med IT-migreringer, softwareskift eller afvikling af eksisterende DMS-/ECM-landskaber står virksomheder ofte over for en kritisk opgave:
Ældre systemer, ofte dokumentplatforme med komplekse og tilpassede strukturer, der er vokset gennem mange år, indeholder stadig indhold, der er relevant af skattemæssige, juridiske eller forretningsmæssige årsager.
Samtidig er driften af systemerne dyr, softwaren vedligeholdes ikke længere, licenserne udløber, og den interne knowhow forsvinder. Adgangen til vigtige dokumenter og oplysninger bliver vanskelig eller umulig, selvom de fortsat skal være tilgængelige, søgbare og revisionssikkert opbevaret.
Netop her hjælper AvenDATA med sin arkiveringsløsning til ældre DMS-/ECM-systemer.
Gennemprøvet arkiveringsløsning
baseret på over 17 års projekterfaring
AvenDATA har gennem over 17 år løbende videreudviklet arkiveringen af ældre DMS- og ECM-systemer og forfinet den i praksis i tusindvis af projekter.
Med udgangspunkt i vores velafprøvede fremgangsmåde har vi gennem årene pålideligt og sporbart kunnet besvare alle faglige spørgsmål og forespørgsler fra revisorer og myndigheder samt opfylde juridiske krav.
Vores software ViewBox har etableret sig som et effektivt søgesystem, der fungerer pålideligt både ved compliancegennemgange og i den daglige brug på tværs af virksomheden.
At ViewBox i dag bruges af mere end 50 % af DAX-virksomhederne (Tysklands 40 største børsnoterede selskaber), er et klart bevis på løsningens stabilitet, fleksibilitet og praktiske anvendelighed på højeste niveau.
ViewBox er i brug over hele verden, fra Europa og Asien til Nordamerika.
Dit arkiverede indhold lever videre som søgbare dokumenter og metadata
i ViewBox
Vi overfører ikke kun alt indhold og alle metadata fra dit ældre DMS-/ECM-system. Vi sikrer også, at du kan bruge disse data struktureret, sporbart og analyserbart i vores software ViewBox på lang sigt.
Det omfatter:
- overførsel af strukturerede metadata og dokumentegenskaber, så de kan gennemsøges
- gengivelse af dokumentrelationer, versioner og workflows, hvor det er relevant
- arkivering af alle relevante dokumenter, bilag og dokumentation, fra fakturaer og kontrakter til e-mails og teknisk dokumentation
Allerede inden projektstart aftaler vi sammen med dig, hvilke dokumenttyper, metadatastrukturer og relationer der fremover skal bruges til skattemæssig dokumentation, interne processer eller lovpligtig opbevaring. Her drager du fordel af vores erfaring fra et stort antal arkiveringsprojekter på tværs af DMS-/ECM-systemer, brancher og virksomhedsstørrelser.
I ViewBox kan du søge i, vise og eksportere indholdet, også mange år efter nedlukningen og helt uafhængigt af det oprindelige DMS-/ECM-system.
Uanset om det gælder revisioner, interne kontroller eller retssager: Du har altid adgang til klart strukturerede og filtrerbare dokumenter og data, helt uden licensomkostninger eller løbende afhængighed af det gamle system.
Hurtigt projektforløb og stor økonomisk gevinst (målbar ROI),
selv ved komplekse ældre DMS-/ECM-systemer
Arkivering og nedlukning af et ældre DMS- eller ECM-system tager typisk 1–6 måneder, afhængigt af systemets kompleksitet og mængden af dokumenter og metadata.
Med vores etablerede projektmetode opnår vores kunder hurtigt betydelige besparelser, især på licenser til gammel software, databaser og operativsystemer, men også på vedligeholdelse, infrastruktur og intern administration.
Vi har allerede overført platforme med flere terabyte dokumenter og data, inklusive metadata, versioner, brugerrettigheder og komplet projektdokumentation, til vores arkiveringsløsning.
Takket være vores etablerede projektmetode opnår vores kunder hurtigt betydelige besparelser, især på licenser til gammel software, databaser og operativsystemer, men også på vedligeholdelse, infrastruktur og intern administration.
I langt de fleste af vores projekter er investeringen tjent hjem på under et år (ROI) gennem målbare besparelser på licenser, infrastruktur og interne ressourcer.
Analyse af det ældre
DMS-/ECM-system
Første skridt i enhver nedlukning af et ældre DMS- eller ECM-system er en grundig analyse af din eksisterende platform. Analysen danner grundlag for et velfunderet skøn over projektets varighed og omkostningerne ved arkiveringen.
Vi kortlægger både tekniske, organisatoriske og faglige forhold, bl.a.:
- adgangsmuligheder til det eksisterende DMS-/ECM-system
- databasens type, struktur og størrelse (f.eks. Oracle, MS SQL, DB2 eller proprietære formater)
- omfang og relevans af de arkiverede dokumenter, versioner og metadata
- individuelle særtræk som egne dokumenttyper, brugerdefinerede skærmbilleder, workflows, grænseflader eller tillægsmoduler
Resultaterne samler vi i et bindende fastpristilbud, så du får maksimal sikkerhed i planlægning og beslutninger.
Projektarkivering af
ældre DMS-/ECM-systemer
Når systemanalysen er afsluttet, starter selve projektet: struktureret, effektivt og med klart definerede milepæle.
På et fælles kick-off-møde afklarer vi alle organisatoriske og tekniske rammebetingelser med dit team. Herfra overtager vi størstedelen af opgaverne for dig:
- opsætning af adgang til dit DMS-/ECM-system
- eksport og overførsel af relevante dokumenter og metadata
- gengivelse af vigtige strukturer, dokumentrelationer og om nødvendigt workflows
- dokumentation af alle trin for at sikre revisionssikkerhed og sporbarhed
Vores erfarne projektledere følger dig gennem hele processen og sikrer et gnidningsfrit forløb med minimalt ressourceforbrug hos dig.
Ved projektafslutningen gennemfører vi sammen strukturerede test- og godkendelsesfaser for at sikre, at alt indhold er arkiveret fuldstændigt, korrekt og sporbart.
Resultatet
af arkiveringen
Når projektet er afsluttet, er alle relevante dokumenter, metadata, relationer og strukturoplysninger fra dit ældre DMS-/ECM-system overført til vores egenudviklede softwareløsning ViewBox.
ViewBox er et webbaseret søgesystem, der giver dig og autoriserede parter hurtig, sikker og revisionssikker adgang til det arkiverede indhold, også mange år efter nedlukningen.
En særlig merværdi: Vi genskaber alle vigtige dokumentstrukturer, kategorier og om nødvendigt også brugerdefinerede søgeskærme og filtre. Dermed kan faglige, skattemæssige og juridiske søgninger fortsat gennemføres uden problemer, helt uden adgang til det oprindelige DMS-/ECM-system.
Efter implementering og godkendelse af ViewBox kan det oprindelige system lukkes helt ned.
Ved projektets afslutning modtager du en omfattende projekt- og procesdokumentation, der sporbart beskriver alle trin, især med hensyn til:
- typen af data- og dokumentoverførsel
- strukturen og klassificeringen af det arkiverede indhold
- de gennemførte test- og godkendelsesfaser
Derudover dokumenterer vi alle enkelte trin i arkiveringen revisionssikkert i vores Jira-ticketsystem, fra den første dataeksport til den endelige godkendelse og en eventuel senere sletning af kildesystemet. Dermed kan også eksterne revisorer til enhver tid se præcis, hvordan arkiveringen er gennemført.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra ældre systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en effektiv platform til sikker adgang til data fra nedlukkede ERP-systemer og andre ældre systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og intelligente funktioner baseret på kunstig intelligens.
ViewBox Enterprise sikrer, at dine arkiverede data:
- Forbliver forståelige og anvendelige mange år efter systemnedlukningen
- Hurtigt og målrettet kan søges i, filtreres og analyseres
- Er tilgængelige revisionssikkert og sporbart til interne og eksterne revisioner
- Er beskyttet mod uautoriseret adgang via rollebaserede rettigheder
- Kan analyseres mere effektivt ved hjælp af intelligente funktioner
- Forbliver tilgængelige uafhængigt af det ældre system
Ein besonderes Merkmal ist beispielsweise die automatisierte und regelbasierte Datenlöschung. Auf Grundlage gesetzlicher, vertraglicher oder unternehmensinterner Aufbewahrungsfristen können Daten nach Ablauf der jeweiligen Frist kontrolliert, nachvollziehbar und dokumentiert gelöscht werden. Dadurch unterstützt ViewBox Enterprise Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
So bleiben historische Unternehmensdaten langfristig verfügbar!
Klar til
næste skridt?
I en times ekspertsamtale analyserer vi sammen dit ældre DMS-/ECM-system, uanset om det er en standardløsning, en tilpasset platform eller en helt egenudviklet løsning.
Vi viser dig live, hvordan du lukker dit system effektivt ned og bruger det arkiverede indhold struktureret på lang sigt, inklusive:
- en gennemgang af struktur, dataoverførsel og dokumentlogik
- en live-demo af vores løsning ViewBox
- en forklaring af, hvordan vi også gengiver brugerdefinerede metadata, dokumenttyper og workflows
- et realistisk skøn over indsats, varighed og pris
Gennemsigtighed fra start:
Vores projekttilbud bygger på klart definerede fastpriser, garanteret uden efterforhandlinger. Og: Kvalitet, pålidelighed og et rimeligt forhold mellem pris og ydelse står i centrum hos os.
Book din gratis, personlige ekspertsamtale nu.
Hurtige svar på dine spørgsmål:
personligt og uforpligtende om DMS-/ECM-dataoverførsel
personligt og uforpligtende om DMS-/ECM-dataoverførsel
Mange tak
Tak for din henvendelse. Vi kontakter dig snarest.