Arkivering af filsystemer
Sikre filer, bevarede oplysninger og compliance med AvenDATA
Fra klassiske filsystemer på netværksdrev over blandede mappestrukturer til individuelt organiserede dokumentarkiver: vi arkiverer ustrukturerede data fra gamle filsystemer af enhver art og i alle brancher, fra rapportering til finansdokumentation.
Kundens
udfordring
Historiske filer i det gamle filsystem er vigtige, men adgangen til dem bliver stadig vanskeligere
I forbindelse med IT-migreringer, nedlukning af servere eller afvikling af forældede mappestrukturer står virksomheder jævnligt over for en kritisk opgave.
Filsystemer, ofte mappehierarkier med Excel-, Word-, PowerPoint- eller PDF-dokumenter, der er vokset gennem mange år, indeholder stadig relevante oplysninger til skattemæssige, juridiske eller forretningsmæssige formål.
Men driften af den tilhørende infrastruktur er dyr, filformater bliver forældede, softwarelicenser udløber, og viden om den oprindelige arkivstruktur går tabt.
Adgangen til vigtige filer bliver vanskelig eller umulig, selv om de fortsat skal være tilgængelige, søgbare og opbevares revisionssikkert.
Det er netop her, AvenDATA kommer ind med sin arkiveringsløsning til gamle filsystemer.
Gennemprøvet arkiveringsløsning
fra over 17 års projekterfaring
AvenDATA har gennem over 17 år løbende afprøvet, videreudviklet og optimeret arkiveringen af ustrukturerede filsystemer (f.eks. Excel-, Word-, PowerPoint- og PDF-dokumenter) i praksis i tusindvis af projekter med systemnedlukning.
Med vores strukturerede og etablerede fremgangsmåde har vi gennem årene kunnet besvare alle spørgsmål fra skatterevisioner, fagafdelinger og juridiske instanser pålideligt og sporbart.
Vores egenudviklede software ViewBox har vist sig at være en effektiv løsning til revisionssikker søgning og analyse.
Den bruges ikke kun af mange mellemstore virksomheder, men også af mere end 50 % af virksomhederne i det tyske DAX-indeks, et klart bevis på dens stabilitet, fleksibilitet og anvendelighed i hverdagen.
Uanset om det er i Europa, Asien eller Nordamerika, bruges ViewBox i dag internationalt.
Jeres dokumenter lever videre som søgbare og filtrerbare
oplysninger i ViewBox
Vi overtager ikke kun alle filer fra jeres gamle filsystem, men sørger også for, at I permanent kan søge i, se og bruge filerne.
Det omfatter blandt andet:
- Genskabelse af centrale mappestrukturer og dokumentklassifikationer
- Overførsel og struktureret gengivelse af individuelle mappelogikker eller brugerdefinerede filnavne
- Revisionssikker arkivering af alle relevante dokumenter (f.eks. fakturaer, præsentationer, arbejdsinstrukser, rapporter eller kontrakter)
- Særlige filter- og søgefunktioner, så indhold hurtigt kan findes uafhængigt af den oprindelige placering
- Digital signering af alle dokumenter, der dokumenterer, at de er uændrede, så I står juridisk stærkt ved skatterevisioner, interne kontroller eller juridiske tvister
Allerede inden projektstart afklarer vi sammen med jer, hvilke filer og strukturer der fremover skal være tilgængelige til skattemæssige formål, som juridisk dokumentation eller som intern reference.
Her får I gavn af vores mangeårige erfaring fra et stort antal arkiveringsprojekter med vidt forskellige filsystemer og brancher.
I ViewBox kan I søge i og analysere jeres data også mange år efter nedlukningen, helt uden adgang til det oprindelige filsystem.
Uanset om det gælder eksterne revisioner, interne spørgsmål eller juridiske krav, bevarer I fuld adgang til jeres indhold, struktureret, sporbart og altid tilgængeligt.
Hurtigt projektforløb og stor økonomisk gevinst (målbart afkast)
selv ved omfattende filsystemer
Arkiveringen af gamle filsystemer tager normalt 1 til 3 måneder, afhængigt af datamængde, strukturens kompleksitet og antallet af filformater.
Med vores klart definerede og standardiserede fremgangsmåde kan vi arkivere selv store filbestande, der er vokset gennem mange år, effektivt, sikkert og sporbart.
Vi har således allerede overført projekter med flere hundrede millioner filer og flere terabyte dokumenter til vores arkivløsning ViewBox, inklusive struktureret arkivering, overførsel af metadata og fuld dokumentation.
Takket være vores gennemprøvede projektmetode opnår vores kunder allerede efter kort tid mærkbare besparelser, især på lageromkostninger, backup, vedligeholdelse af forældede mappestrukturer, softwarelicenser til gamle formater og intern IT-support.
Den økonomiske gevinst viser sig ikke kun i lavere omkostninger, men også i juridisk sikkerhed og varig adgang til forretningsrelevant indhold.
I langt de fleste af vores projekter er investeringen tjent hjem på langt under et år takket være målbare besparelser på licenser, infrastruktur og interne ressourcer.
Analyse
af filsystemet
Det første trin i enhver arkivering af et gammelt filsystem er en detaljeret analyse af jeres eksisterende filmiljø. Analysen danner grundlag for et præcist skøn over projektets varighed og de forventede omkostninger ved arkiveringen af jeres gamle filsystem.
Her kortlægger vi både tekniske, organisatoriske og indholdsmæssige forhold, blandt andet:
- Adgangs- og rettighedsmuligheder i det eksisterende filsystem (f.eks. netværksdrev, filservere)
- Type, struktur og omfang af de eksisterende filer (f.eks. Excel, Word, PowerPoint, PDF)
- Relevansen af bestemte mappeområder og dokumentgrupper (f.eks. projektrapporter, kontraktdokumentation, årsregnskaber)
- Individuelle særtræk som brugerdefinerede filnavne, særlige arkiveringslogikker eller ekstra metadata
- Tekniske muligheder for dataoverførslen, f.eks. via en udleveret SSD-harddisk, et fysisk rack eller en sikret SFTP-forbindelse
Resultaterne samler vi i et bindende fastpristilbud, der giver jer et solidt grundlag for planlægning og beslutninger.
Arkiveringsprojektet
for filsystemet
Når analysen er afsluttet, går selve projektet i gang. Det forløber struktureret og effektivt med klart definerede milepæle.
På et fælles kickoff-møde afklarer vi alle organisatoriske og tekniske rammer med jeres team. Fra da af overtager vi størstedelen af opgaverne for jer:
- Opsætning af adgang til filsystemet (f.eks. via VPN, sikret dataeksport eller udlevering af harddisk)
- Eksport og overførsel af det relevante mappe- og filindhold
- Struktureret genskabelse af den oprindelige fillogik i arkivsoftwaren ViewBox
- Dokumentation af alle trin, så arkiveringen er revisionssikker og sporbar
- Digital signering af dokumenterne, der dokumenterer, at de er uændrede
Vores erfarne projektledere følger jer gennem hele processen og sørger for et gnidningsløst forløb med et minimalt ressourceforbrug hos jer.
Ved projektafslutningen gennemfører vi sammen strukturerede test- og godkendelsesfaser for at sikre, at alt indhold er arkiveret fuldstændigt og korrekt og nemt kan søges frem.
Resultatet
af arkiveringen
Når projektet er afsluttet, er alle relevante mappestrukturer, filer og dokumentgrupper fra jeres gamle filsystem overført til vores egenudviklede softwareløsning ViewBox.
ViewBox er et webbaseret søgesystem, der giver jer og autoriserede instanser hurtig, sikker og sporbar adgang til det arkiverede indhold, også mange år efter nedlukningen af det oprindelige filsystem.
En særlig merværdi: vi genskaber centrale arkivstrukturer og sammenkædede oplysninger, så faglige, skattemæssige eller juridiske analyser fortsat er mulige uden problemer, helt uden adgang til det oprindelige netværksdrev eller filsystem.
Når ViewBox er implementeret og godkendt, kan det oprindelige filsystem tages helt ud af drift.
Ved projektafslutningen modtager I en omfattende projekt- og procesdokumentation, der tydeligt beskriver alle trin, især med hensyn til følgende punkter:
- måden, data er overført og overtaget på
- strukturen og kategoriseringen af det arkiverede indhold
- de gennemførte test- og godkendelsesfaser
Desuden dokumenterer vi alle enkelttrin i arkiveringen revisionssikkert i vores Jira-ticketsystem, fra dataeksporten over systemintegrationen til den endelige godkendelse og en eventuel senere sletning af kildesystemet. Dermed kan tredjeparter og eksterne revisorer til enhver tid se, hvordan arkiveringen blev gennemført.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra ældre systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en effektiv platform til sikker adgang til data fra nedlukkede ERP-systemer og andre ældre systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og intelligente funktioner, der er udviklet ved hjælp af kunstig intelligens.
ViewBox Enterprise sørger for, at jeres arkiverede data:
- Forbliver forståelige og anvendelige mange år efter systemnedlukningen
- Hurtigt og målrettet kan søges i, filtreres og analyseres
- Er tilgængelige revisionssikkert og sporbart til interne og eksterne revisioner
- Er beskyttet mod uautoriseret adgang via rollebaserede rettigheder
- Kan analyseres mere effektivt ved hjælp af intelligente funktioner
- Forbliver tilgængelige uafhængigt af det ældre system
Et særligt kendetegn er f.eks. den automatiserede og regelbaserede sletning af data. På grundlag af lovbestemte, kontraktlige eller interne opbevaringsfrister kan data slettes kontrolleret, sporbart og dokumenteret, når den pågældende frist er udløbet. Dermed hjælper ViewBox Enterprise virksomheder med at opfylde deres krav til databeskyttelse og compliance.
Så forbliver historiske virksomhedsdata tilgængelige på lang sigt.
Klar til
næste skridt?
I et ekspertmøde på en time analyserer vi sammen jeres filsystemer, uanset om det drejer sig om mappestrukturer, der er vokset gennem årene, projektmapper eller ustrukturerede dokumentarkiver.
Vi viser jer live, hvordan I lukker jeres filsystem effektivt ned og samtidig bevarer adgangen til alt indhold på lang sigt, herunder:
- En gennemgang af datastrukturen, dataoverførslen og dokumentklassifikationen
- En live-demo af vores løsning ViewBox
- En forklaring af, hvordan vi gengiver filtre, metadata og relationer mellem dokumenter
- Et realistisk skøn over indsats, varighed og pris
Gennemsigtighed fra start
Vores projekttilbud bygger på klart definerede faste priser uden efterforhandlinger. Kvalitet, pålidelighed og et fair forhold mellem pris og ydelse er altid i centrum hos os.
Vores projekttilbud bygger på klart definerede faste priser uden efterforhandlinger. Kvalitet, pålidelighed og et fair forhold mellem pris og ydelse er altid i centrum hos os.
Book nu et gratis, personligt ekspertmøde.
Hurtige svar på dine spørgsmål:
personligt og uforpligtende om arkivering af filservere og netværksdrev
personligt og uforpligtende om arkivering af filservere og netværksdrev
Tak for jeres henvendelse
Vi har modtaget jeres forespørgsel. Vi vender tilbage til jer hurtigst muligt.