Hvad koster ERP-arkivering, og hvilke risici opstår der?
Emanuel Böminghaus, ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
Emanuel Böminghaus
ekspert i legacy-systemer,
administrerende direktør i AvenDATA
administrerende direktør i AvenDATA
ERP-arkivering er mere end blot datalagring
ERP-arkivering bliver i mange virksomheder i første omgang undervurderet, fordi gamle ERP-systemer ofte kun opfattes som en teknisk byrde fra fortiden. I virkeligheden handler det dog ikke om bare at lægge data et eller andet sted. En professionel ERP-arkivering skal sikre, at historiske oplysninger også mange år senere er fuldstændige, forståelige, søgbare og revisionssikkert tilgængelige. Derfor opstår der indsats og omkostninger allerede ved analysen af det gamle system, vurderingen af relevante datasæt, det tekniske udtræk og den faglige tilknytning samt ved den senere tilgængeliggørelse til skattekontroller, revisorer, intern revision eller juridiske spørgsmål.
Omkostningerne opstår mange forskellige steder
I mange virksomheder kører gamle ERP-systemer videre, selvom de for længst er ude af den daglige drift. Det medfører løbende licensomkostninger, vedligeholdelsesgebyrer, server- og databaseomkostninger, driftsomkostninger og udgifter til IT-sikkerhed. Desuden binder disse systemer værdifulde interne ressourcer, fordi IT-medarbejdere, fagafdelinger og eksterne konsulenter fortsat er nødvendige for at kunne forstå gamle datastrukturer, individuelle tilpasninger, grænseflader, rettigheder og historiske rapporter. Det bliver særligt dyrt, når et ældre system kun holdes i live, fordi enkelte bilag, posteringer, rapporter eller stamdata måske skal bruges igen ved kontroller eller til dokumentationspligter. I sådanne tilfælde betaler virksomheden år efter år for infrastruktur, viden og systemdrift uden at få nogen produktiv værdi ud af det.
Gamle ERP-systemer indebærer betydelige risici
Et gammelt ERP-system er ikke kun dyrt, men kan også udgøre en reel risiko. Hvis data efter en systemnedlukning ikke længere er fuldt læsbare, fagligt forståelige eller revisionssikkert tilgængelige, kan det føre til alvorlige problemer ved skattekontroller, revisioner, retssager eller interne forespørgsler. Dertil kommer tekniske risici, fordi ældre systemer ofte ikke længere opdateres regelmæssigt, bruger forældede databaser eller afhænger af softwareversioner, som producenten ikke længere understøtter. Også sikkerhedsrisiciene vokser, når gamle systemer fortsat kører på netværket, selvom de ikke længere har noget driftsmæssigt formål. Det bliver særligt kritisk efter omstruktureringer, carve-outs eller konkurser, fordi der så ofte ikke længere er medarbejdere, der kan forklare de gamle ERP-data fagligt.
Professionel ERP-arkivering skaber sikkerhed og sænker omkostningerne
En professionel ERP-arkivering hjælper virksomheder med at lukke gamle ERP-systemer ned på en kontrolleret måde og samtidig holde de relevante data anvendelige på lang sigt. Dermed kan de løbende omkostninger til licenser, infrastruktur, vedligeholdelse, drift og intern viden reduceres markant. Vigtige oplysninger forbliver tilgængelige til kontroller, dokumentationspligter, analyser og lovkrav.
Det afgørende er, at arkiveringen ikke kun overtager de tekniske data, men også bevarer den faglige sammenhæng i de historiske oplysninger. På den måde får virksomheder mere sikkerhed, mere gennemsigtighed og mere kontrol over deres landskab af ældre systemer.
Vil du lukke dit gamle ERP-system sikkert ned og reducere omkostningerne varigt? AvenDATA hjælper dig med professionel ERP-arkivering, revisionssikker tilgængeliggørelse af historiske data og struktureret nedlukning af komplekse ældre systemer. Kontakt os, og få at vide, hvordan vi gennemfører din ERP-arkivering effektivt, sikkert og revisionssikkert.