Omkostninger ved nedlukning af SAP-systemer | AvenDATA
Emanuel Böminghaus, ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
Emanuel Böminghaus
ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
Nedlukning af et SAP-system er ikke kun et IT-projekt
Nedlukningen af et SAP-system er langt mere end at slukke for en teknisk platform. Virksomheder undervurderer ofte de reelle omkostninger, fordi de udelukkende fokuserer på infrastruktur og licenser. I praksis er der dog tale om et komplekst transformations- og compliance-projekt med juridiske, faglige og organisatoriske konsekvenser. Hvis nedlukningen planlægges helhedsorienteret, undgår man senere ekstraomkostninger, revisionsrisici og driftsmæssige afhængigheder. Hvis den undervurderes, ender man med at betale dobbelt.
Projekt- og analysearbejde: de undervurderede opstartsomkostninger
I starten opstår der omkostninger til analyse, planlægning og projektstyring. Det omfatter registrering af systemerne, faglig vurdering af datamængderne, fastlæggelse af nedlukningsscenariet og afstemning med fagafdelinger, revision, databeskyttelse og IT-sikkerhed. Særligt tidskrævende er det at identificere de data, der skal opbevares efter bogføringsloven, skattekontrolloven og GDPR. Dette arbejde er nødvendigt, men bliver ofte ikke budgetteret, selv om det danner grundlag for en juridisk sikker nedlukning af SAP-systemet. Netop her kan AvenDATA spare jer for meget arbejde: med erfaring fra hundredvis af nedlukninger af SAP-systemer kender vi allerede de relevante dataobjekter, opbevaringsfrister og adgangsscenarier. Omfattende grundanalyser bortfalder, risici reduceres, og nedlukningen gennemføres hurtigere, sikrere og med bedre planlægning.
Teknisk gennemførelse og arkivering: den største omkostningspost
Den største omkostningsfaktor er den tekniske gennemførelse. Den omfatter udtræk, validering, strukturering og arkivering af data samt opbygning af en revisionssikker adgangsløsning. Hertil kommer testkørsler, faglige godkendelser og fuld projektdokumentation til revisorer og tilsynsmyndigheder. Det er vigtigt at være opmærksom på, at en nedlukning af et SAP-system uden en uafhængig arkiv- og adgangsløsning, der ikke kræver det gamle system, er juridisk risikabel. Virksomheder skal kunne give skattemæssige og regnskabsmæssige oplysninger, også mange år efter nedlukningen.
Drift, risici og besparelser: omkostningerne efter nedlukningen
Også efter nedlukningen er der løbende omkostninger, f.eks. til drift af arkivløsningen, vedligeholdelse, support og bistand ved revisioner. Samtidig åbner der sig dog store besparelsesmuligheder: når udgifterne til SAP-licenser, database og infrastruktur, driftspersonale og sikkerhedsrisici ved forældede systemer bortfalder, påvirker det omkostningsstrukturen direkte. En realistisk beregning af nedlukningen tager derfor ikke kun højde for engangsomkostningerne til projektet, men stiller dem op over for de langsigtede besparelser, ofte med en meget hurtig tilbagebetalingstid. Hos AvenDATA er investeringen typisk tjent hjem på under et år.
Omkostningerne ved nedlukning af et SAP-system består af analyse, teknisk gennemførelse, juridisk sikring og langsigtet drift. Hvis man satser på erfaring og standardiserede fremgangsmåder, mindsker man risiciene og gør et formodet omkostningsprojekt til en bæredygtig økonomisk beslutning.