Hvad sker der med dine data, når cloudsystemet lukkes ned?
Emanuel Böminghaus, ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
Emanuel Böminghaus
ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
Selv de mest moderne cloudløsninger skal arkiveres, hvad enten det sker efter et systemskifte, ved kontraktens udløb eller for at overholde lovkrav. AvenDATA arkiverer cloudsystemer som SAP BTP, S/4HANA Cloud, Salesforce eller Workday revisionssikkert med ViewBox.
Cloud betyder ikke automatisk for evigt
Mange virksomheder går ud fra, at data i skyen automatisk er tilgængelige for altid. Det er en farlig misforståelse. Selv de mest moderne cloudløsninger får en ende, senest ved et systemskifte, en koncernkonsolidering eller når en SaaS-kontrakt udløber.
Det overses ofte, at cloudsystemer er underlagt de samme opbevaringspligter som klassiske on-premise-systemer. Data skal forblive tilgængelige i årevis, både skattemæssigt, juridisk og revisionssikkert, selv når det oprindelige system for længst er lukket ned.
Hvorfor cloudsystemer skal arkiveres
Der er mange grunde til at arkivere cloudsystemer, og de bliver flere i takt med den stigende digitalisering:
- Systemskifte: Migrering til en ny cloud- eller on-premise-løsning.
- Koncernkonsolidering: Sammenlægning af flere systemer efter opkøb eller fusioner.
- Kontraktudløb: Udløb af cloudkontrakten eller strategisk leverandørskifte.
- Omkostningsreduktion: Undgå løbende licens- og hostingomkostninger.
- Konkurs eller lukning af lokation: Sikring af arkiveringen trods manglende personale.
- Compliance: Overholdelse af lovkrav som GoBD, HGB, AO, DSGVO, SOX eller GDPdU.
- Revisionsegnethed: Sikring af revisionsklar adgang til historiske data.
- Dataportabilitet: Fuldstændig eksport ved leverandørskifte eller opsigelse af kontrakten.
- Risikostyring: Beskyttelse mod datatab ved skift af leverandør eller teknologi.
Vores løsning: ViewBox arkiverer også cloudsystemer
Med AvenDATA ViewBox arkiverer virksomheder deres cloudsystemer revisionssikkert, i overensstemmelse med lovgivningen og uafhængigt af den oprindelige leverandør.
Uanset om det er SAP BTP, SAP S/4HANA Cloud, SAP SuccessFactors, Salesforce, Workday, Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud eller andre SaaS-løsninger, tilbyder ViewBox én central platform til langtidsopbevaring af og søgning i historiske data og bilag.
Vores cloudarkivering giver:
- Webbaseret adgang uden ekstra installation
- Langtidsarkivering i overensstemmelse med GoBD og DSGVO
- Intuitive søge- og filterfunktioner til revisorer, skatterådgivere og interne revisioner
- Enkel migrering af clouddata til et uafhængigt arkivformat
Konklusion
Cloud betyder fleksibilitet, men ikke frihed fra ansvar. Den, der lukker eller skifter systemer, skal sikre, at alle data også om ti år stadig er sporbare.
Med AvenDATA ViewBox tilbyder vi en løsning, der støtter virksomheder i alle faser af cloudens livscyklus, fra migrering til retssikker arkivering.
Planlægger du at arkivere et ældre system?