Hvad betyder SAP-arkivering, og hvorfor er det vigtigere end nogensinde?
Emanuel Böminghaus, ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
Emanuel Böminghaus
ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
I mange virksomheder undervurderes SAP-arkivering stadig: Gamle SAP-systemer kører i baggrunden, bliver næsten ikke vedligeholdt og medfører alligevel løbende udgifter til licenser, lagerplads og vedligeholdelse. Samtidig gælder der fortsat strenge lovkrav for disse data (f.eks. GoBD, HGB, AO, DSGVO).
Når systemer lukkes ned eller migreres, er der uden struktureret arkivering risiko for et hul i revisionssikkerheden med dyre konsekvenser. SAP-arkivering er derfor ikke et perifert IT-emne, men en afgørende del af virksomhedens strategi.
De største udfordringer ved SAP-arkivering
1. Systemnedlukning uden datatab
Mange virksomheder migrerer i øjeblikket fra SAP ECC til S/4HANA eller konsoliderer deres systemlandskaber. Gamle systemer forbliver ofte aktive af hensyn til compliance og er dyre i drift.
2. Licens- og driftsomkostninger
Også inaktive systemer medfører licens- og infrastrukturomkostninger. Med arkivering kan disse omkostninger reduceres varigt.
3. Lovkrav og revisionsevne
Ifølge GoBD og DSGVO skal forretningsdata også efter nedlukningen forblive fuldstændige, sporbare og kontrollerbare.
4. Teknisk kompleksitet
SAP-systemer indeholder til dels årtiers datamængder, kundespecifikke udviklinger og grænseflader. En simpel eksport er ikke nok.
5. Risiko for datatab
Uden en planlagt arkivering kan vigtige bogførings-, personale- eller salgsdata gå uigenkaldeligt tabt.
Løsningen: SAP-arkivering med ViewBox fra AvenDATA
Med ViewBox tilbyder AvenDATA en specialiseret platform til retssikker og revisionssikker arkivering af SAP-systemer. Den giver adgang til historiske data, også efter at systemet er lukket ned.
Fordelene i overblik:
- Fuldstændig dataeksport: Overførsel af alle relevante tabeller, bilag, rapporter og vedhæftede filer.
- Webbaseret adgang: Adgang til arkiverede data når som helst via en moderne, intuitiv brugerflade.
- Revisionssikkerhed: Arkivering i overensstemmelse med GoBD, HGB, AO og DSGVO.
- Omkostningsreduktion: Besparelser på licens- og driftsomkostninger ved nedlukning af det gamle system.
- Fleksibel levering: Cloud- eller on-premise-løsning afhængigt af IT-strategien.
Hvornår er det rette tidspunkt for SAP-arkivering?
- Før overgangen til S/4HANA, for at adskille gamle byrder og overføre systemerne på en ren måde.
- Efter en virksomhedsfusion eller en carve-out, for at sikre afgrænsede databestande i overensstemmelse med lovgivningen.
- Ved lukning af en lokation eller ved konkurs, når der ikke længere er personale til at drive systemet.
- Til omkostningsoptimering, når vedligeholdelse og drift af forældede systemer bliver uforholdsmæssigt dyre.
Konklusion: Handl nu, før det gamle system bliver en omkostningsfælde
En professionel SAP-arkivering beskytter din virksomhed mod compliancerisici, sænker de løbende omkostninger og skaber overblik over historiske data. Med ViewBox fra AvenDATA får du en løsning, der ikke kun er teknisk moden, men også juridisk gennemgået og afprøvet i praksis fra mellemstore virksomheder til DAX-koncerner.
Planlægger du at arkivere et ældre system?