Hvorfor skal Excel-filer, pdf-filer og netværksdrev også arkiveres?
Emanuel Böminghaus, ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
Emanuel Böminghaus
ekspert i legacy-systemer, administrerende direktør i AvenDATA
Ustrukturerede data: en ofte overset risikofaktor
Når virksomheder taler om arkivering, er fokus som regel på klassiske databaseapplikationer, for eksempel ERP-, økonomi- eller HR-systemer. Det, der ofte overses, er de utallige filer, som opstår og gemmes uden for disse systemer: Excel-regneark, pdf-dokumenter, Word-filer, PowerPoint-præsentationer og meget mere. De ligger på netværksdrev, lokale computere eller delte filservere og falder ofte uden for enhver struktur, kontrol og arkiveringsstrategi.
Hvad sker der, når afdelinger lukkes?
Det bliver særligt problematisk, når afdelinger lukkes, systemer lukkes ned eller lokationer afvikles. I sådanne tilfælde efterlades filstrukturerne ofte, uden at nogen længere har ansvaret for dem. De ustrukturerede data bliver dermed en juridisk, organisatorisk og teknisk belastning.
Forretningskritisk indhold bliver overset
Udfordringen er, at disse data virker uformelle, men i praksis ofte er forretningsrelevante eller endda omfattet af opbevaringspligt. Mange Excel-filer indeholder individuelle beregninger, aftaler eller referater, og i pdf-filer finder man tilbud, kontrakter eller kontrolrapporter. Den, der ikke arkiverer i tide, risikerer lovbrud, datatab og en mærkbar svækkelse af virksomhedens eget informationsgrundlag.
Brud på databeskyttelsen som følge af manglende kontrol
Et andet centralt problem er databeskyttelse. Ustrukturerede filbeholdninger indeholder ikke sjældent personoplysninger, for eksempel i medarbejderlister, jobansøgninger eller helbredsoplysninger. Uden styret adgang, klare opbevaringsfrister og pålidelige sletterutiner udgør det en betydelig risiko i forhold til GDPR og databeskyttelsesloven.
Teknisk inkompatibilitet som en tikkende bombe
Den tekniske dimension må heller ikke undervurderes. Gamle filformater, indlejrede makroer eller proprietære applikationer kan betyde, at vigtigt indhold efter få år ikke længere kan åbnes eller fortolkes. Uden arkivering risikerer virksomheden derfor et snigende tab af læsbarhed og sporbarhed.
Hvad en professionel arkivering skal kunne
En professionel arkivering af filservere og netværksdrev løser disse problemer. Filerne udtrækkes fra deres oprindelige miljøer, analyseres og overføres til en revisionssikker struktur, der er tilgængelig på lang sigt. Ideelt set gøres indholdet søgbart, for eksempel via automatisk indeksering og fuldtekstsøgning i søgesystemet ViewBox. Adgangsrettigheder, logning samt opbevarings- og slettefrister kan styres i systemet, så både lovkrav og databeskyttelseskrav opfyldes.
Ustrukturerede data er revisionsrelevante
Det er vigtigt, at arkiveringen ikke skelner mellem strukturerede og ustrukturerede data. Begge datatyper er revisionsrelevante. Begge skal forblive tilgængelige på lang sigt. Og begge kan indeholde oplysninger, der har central betydning for forretningsudviklingen, for revisioner eller for juridiske tvister.
En central byggesten i IT-compliance
Virksomheder bør derfor ikke kun holde øje med deres applikationssystemer, men også med de filarkiver, der er vokset frem over tid. Arkivering af netværksdrev, projektmapper og lokale lagermedier er ingen bagatel. Det er en væsentlig byggesten i en helhedsorienteret IT-compliance og videnssikring, på linje med ERP-arkivering og arkivering af ældre systemer. Den, der erkender det i tide, handler ikke kun i overensstemmelse med loven, men sikrer også værdifuld viden for fremtiden.
Planlægger du at arkivere et ældre system?