SaaS-arkivering: Sikr data
bevar rapporter og overhold compliance med AvenDATA
Fra SAP, Oracle og Salesforce over Microsoft Dynamics 365, Workday og HubSpot til ticket- og servicesystemer som Jira, Zendesk, ServiceNow og Freshdesk: Med vores SaaS-arkivering sikrer vi data fra moderne cloud- og SaaS-løsninger af enhver art, fra alle leverandører og brancher. Det gælder alt fra bogføring over CRM og HR til kundeservice.
Udfordringen
Data i SaaS-løsninger er vigtige. Men når kontrakten udløber, eller du skifter leverandør, risikerer du at miste adgangen helt.
I forbindelse med cloudmigreringer, leverandørskift, systemkonsolideringer eller opsigelse af SaaS-abonnementer, der ikke længere er brug for, står virksomheder jævnligt over for en kritisk opgave:
Moderne SaaS-løsninger, hvad enten det er CRM, ERP, HR-systemer eller ticketsystemer, indeholder fortsat oplysninger, der er relevante af skattemæssige, juridiske eller forretningsmæssige årsager.
Men dataene ligger i leverandørens cloud: Når abonnementet ophører, mister du adgangen, eksportfristerne er ofte korte, og abonnementsomkostningerne løber videre, blot for at dataene overhovedet er tilgængelige.
Adgangen til vigtige data bliver vanskelig eller umulig, selvom dataene fortsat skal være tilgængelige, kunne analyseres og opbevares revisionssikkert.
Det er netop her, AvenDATAs løsning til SaaS-arkivering kommer ind i billedet.
SaaS-arkivering: En gennemprøvet løsning
baseret på over 17 års projekterfaring
SaaS-arkiveringen bygger på en metode, som AvenDATA gennem over 17 år løbende har udviklet og forfinet i praksis i tusindvis af systemnedlukninger.
Med udgangspunkt i vores gennemprøvede metode har vi gennem årene kunnet besvare alle faglige spørgsmål, forespørgsler i forbindelse med skattekontrol og juridiske henvendelser pålideligt og sporbart.
Den anvendte software, ViewBox, har etableret sig som et driftssikkert søgesystem, både i den daglige revisionspraksis og ved virksomhedsdækkende adgang.
At ViewBox i dag anvendes af mere end 50 % af DAX-virksomhederne (Tysklands 40 største børsnoterede selskaber), dokumenterer løsningens stabilitet, fleksibilitet og praktiske anvendelighed på højeste niveau.
Fra Europa over Asien til Nordamerika: ViewBox er i dag i brug over hele verden.
Dine analyser lever videre som rapporter
i ViewBox
Vi overfører ikke kun alle data fra din SaaS-løsning. Vi sikrer også, at du permanent kan spore og bruge dataene i vores software ViewBox.
Det omfatter:
- Genopbygning af relevante rapporter og forretningsmæssige analyser
- Implementering af individuelle, kundespecifikke rapporter (herunder egenudviklede workflows, dashboards og lister)
- Arkivering af alle relevante bilag, der er nødvendige for at kunne efterprøve rapporterne (f.eks. fakturaer, ordrer, tickets eller kundesager)
Allerede inden projektstart afstemmer vi sammen med dig, hvilke rapporter og analyser der fremover er behov for til skattemæssige formål, forretningsanalyser eller lovkrav. Her drager du fordel af vores mangeårige erfaring fra et stort antal arkiveringsprojekter på tværs af SaaS-løsninger, brancher og fagområder.
I ViewBox kan du søge i, analysere og bearbejde disse data, også mange år efter udfasningen og helt uafhængigt af den oprindelige SaaS-løsning.
Uanset om det gælder skattekontrol, interne forespørgsler eller juridiske afklaringer: Du har altid adgang til overskuelige rapporter med filtermuligheder. Helt uden abonnementsomkostninger og uden adgang til det oprindelige system.
Hurtigt projektforløb og stor økonomisk gevinst (målbart ROI),
selv ved komplekse SaaS-løsninger
Afhængigt af systemets kompleksitet og datamængde tager udfasningen af en SaaS-løsning typisk 1–6 måneder. Takket være vores klart strukturerede og standardiserede fremgangsmåde kan vi arkivere selv omfattende systemer effektivt og sikkert.
Vi har allerede overført cloudapplikationer med flere terabyte data til vores arkivløsning, inklusive rapporter, individuelle analyser og komplet dokumentation.
Med vores velafprøvede projektmetode opnår vores kunder hurtigt betydelige besparelser. Det gælder især abonnements- og licensomkostninger til SaaS-applikationer, der ikke længere bruges aktivt, men også vedligeholdelse, administration og interne ressourcer.
I langt de fleste af vores projekter er tilbagebetalingstiden (ROI) under et år takket være målbare besparelser på abonnementer, infrastruktur og interne ressourcer.
SaaS-
Analyse
Første skridt i enhver SaaS-udfasning er en detaljeret analyse af dit eksisterende system. Analysen danner grundlag for et præcist estimat af projektets varighed og omkostninger.
Vi kortlægger både tekniske og forretningsmæssige forhold, bl.a.:
- Adgangsmuligheder til den eksisterende SaaS-løsning (f.eks. administratoradgang, eksport- eller API-rettigheder)
- Type og omfang af tilgængelige grænseflader og eksportformater (f.eks. REST API, CSV, XML, JSON)
- Omfang og relevans af eksisterende rapporter, dashboards og applikationer
- Individuelle særtræk som egne felter, workflows, integrationer eller tilføjelsesmoduler
Resultaterne samler vi i et bindende fastpristilbud, der giver dig maksimal sikkerhed i planlægning og beslutninger.
Projektforløb
for SaaS-arkivering
Når systemanalysen er afsluttet, starter selve projektet: struktureret, effektivt og med klart definerede milepæle.
På et fælles kick-off-møde afklarer vi alle organisatoriske og tekniske rammer med dit team. Derfra overtager vi størstedelen af opgaverne for dig:
- Opsætning af system- og grænsefladeadgang
- Eksport og overførsel af relevante data via leverandørens grænseflader
- Genopbygning af vigtige rapporter og individuelle analyser
- Dokumentation af alle trin for at sikre revisionssikkerhed
Vores erfarne projektledere følger dig gennem hele processen og sikrer et gnidningsfrit forløb med minimalt ressourceforbrug på din side.
Ved projektafslutningen gennemfører vi sammen strukturerede test- og godkendelsesfaser for at sikre, at alle data er arkiveret fuldstændigt, korrekt og sporbart.
Resultatet
af arkiveringen
Når projektet er afsluttet, er alle relevante tabeller, dokumenter og rapporter fra din SaaS-løsning overført til vores egenudviklede software ViewBox.
ViewBox er et webbaseret søgesystem, der giver dig og autoriserede parter hurtig, sikker og sporbar adgang til de arkiverede oplysninger, også mange år efter udfasningen.
En særlig merværdi: Vi genskaber alle vigtige standard- og individuelle rapporter, så faglige, skattemæssige og juridiske analyser fortsat er mulige uden adgang til den oprindelige SaaS-løsning.
Når ViewBox er implementeret og godkendt, kan det oprindelige abonnement opsiges helt.
Ved projektafslutningen modtager du en omfattende projekt- og procesdokumentation, der sporbart beskriver alle trin, særligt med hensyn til:
- metoden for dataoverførsel
- strukturen i det arkiverede indhold
- de gennemførte test- og godkendelsesfaser
Derudover dokumenterer vi alle enkelttrin i arkiveringen revisionssikkert i vores Jira-ticketsystem, fra dataeksport til endelig godkendelse og eventuel senere sletning af kildesystemet. Dermed kan også tredjeparter og revisorer til enhver tid se, hvordan arkiveringen er udført.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra legacy-systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en effektiv platform til sikker adgang til data fra nedlukkede ERP-systemer og andre legacy-systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og intelligente, AI-understøttede funktioner.
ViewBox Enterprise sikrer, at dine arkiverede data:
- forbliver forståelige og anvendelige mange år efter systemnedlukningen
- hurtigt og målrettet kan gennemsøges, filtreres og analyseres
- står revisionssikkert og sporbart til rådighed for interne og eksterne revisioner
- er beskyttet mod uautoriseret adgang via rollebaserede rettigheder
- kan analyseres mere effektivt ved hjælp af intelligente funktioner
- forbliver tilgængelige uafhængigt af den oprindelige applikation
En særlig funktion er den automatiserede, regelbaserede sletning af data. På grundlag af lovbestemte, kontraktlige eller interne opbevaringsfrister kan data slettes kontrolleret, sporbart og dokumenteret, når den pågældende frist er udløbet. Dermed hjælper ViewBox Enterprise virksomheder med at opfylde deres krav til databeskyttelse (GDPR) og compliance.
Sådan forbliver historiske virksomhedsdata tilgængelige på lang sigt.
Klar til
næste skridt?
I en times ekspertsamtale gennemgår vi sammen din SaaS-løsning, uanset om det er CRM, ERP, HR-system, ticketsystem eller en individuelt konfigureret cloudapplikation.
Vi viser dig live, hvordan du effektivt udfaser dit system og bevarer dataene analyserbare på lang sigt, inklusive:
- En afstemning af datastruktur, dataoverførsel og rapportbehov
- En live-demo af vores løsning ViewBox
- En gennemgang af, hvordan vi genskaber rapporter og individuelle analyser
- Et realistisk estimat af omfang, varighed og pris
Gennemsigtighed fra start:
Vores projekttilbud er baseret på klart definerede faste priser, garanteret uden efterforhandlinger. Og: Kvalitet, pålidelighed og et fair forhold mellem pris og ydelse er vores førsteprioritet.
Jetzt Termin für Ihr kostenloses persönliches Expertengespräch buchen.Book en gratis, personlig ekspertsamtale nu.
Hurtige svar på dine spørgsmål:
personligt og uforpligtende om SaaS-arkivering
personligt og uforpligtende om SaaS-arkivering
Mange tak
Tak for din henvendelse.
Vi kontakter dig hurtigst muligt.