Arkivering af løn- og HR-systemer
Sikr personaledata, bevar lønjournaler og overhold compliance-kravene med AvenDATA.
Fra SAP HCM, SAP PY, PAISY, LOGA, Workday og ADP til Oracle HCM og egenudviklede løsninger: Vi arkiverer personaledata og lønsystemer af alle typer, generationer og arkitekturer.
Vores løsning er designet til pålideligt at lukke selv komplekse HR-systemlandskaber i store virksomheder og koncerner ned og holde dataene revisionssikkert tilgængelige på lang sigt.
Udfordringen
Historiske data i HR- og lønsystemer er vigtige, men adgangen til dem bliver stadig sværere.
I forbindelse med IT-migreringer, systemskift, outsourcing af HR eller udfasning af forældede softwareløsninger står virksomheder jævnligt over for en kritisk opgave:
Løn- og HR-systemer er ofte applikationer, der er vokset over årtier, med dybt integrerede og individuelt tilpassede datastrukturer. De indeholder fortsat oplysninger, der er relevante af skattemæssige, regnskabsmæssige og forretningsmæssige årsager.
Dertil kommer forespørgsler fra myndigheder, pensionsselskaber og tidligere medarbejdere: Selv mange år senere kan det være nødvendigt at dokumentere lønoplysninger, pensionsindbetalinger og ansættelsesforløb. Uden en målrettet arkiveringsløsning er det et krav, der næsten ikke kan opfyldes.
Samtidig er det dyrt at holde systemerne kørende: Softwaren vedligeholdes ikke længere, licenserne udløber, og knowhow forsvinder fra virksomheden.
Adgangen til lønrelevante personaledata, lønjournaler, personalesager, pensionsoplysninger og historiske rapporter bliver vanskelig eller umulig, selvom dataene fortsat skal være tilgængelige, kunne analyseres og opbevares revisionssikkert, bl.a. efter bogføringslovens krav.
Det er netop her, AvenDATA kommer ind i billedet med sin specialiserede arkiveringsløsning.
Gennemprøvet arkiveringsløsning
med mere end 17 års projekterfaring
AvenDATA har gennem mange år konsekvent videreudviklet og afprøvet arkiveringen af HR- og lønsystemer og gennemført den med succes i et stort antal nedlukningsprojekter for store koncerner.
Vores ekspertise bygger på mere end 17 års erfaring og hundredvis af arkiverede systemer, herunder mange løn- og HCM-løsninger.
Gennem årene har vi kunnet besvare alle krav fra skattekontroller, revisioner, pensionsforespørgsler og retssager – sporbart, revisionssikkert og pålideligt.
Dine HR-data lever videre som rapporter
i ViewBox
Vi overtager ikke blot alle data fra dine HR- og lønsystemer, men sikrer også, at du kan gennemgå og bruge dem permanent i vores software ViewBox.
Det omfatter:
- Genopbygning af relevante rapporter og HR-analyser
- Implementering af individuelle, kundespecifikke rapporter (herunder egenudviklede forespørgsler, statistikker og lister)
- Arkivering af alle relevante dokumenter, der er nødvendige for at kunne spore rapporterne (f.eks. lønsedler, ansættelseskontrakter eller tidsregistreringer)
Allerede inden projektstart aftaler vi sammen med dig, hvilke analyser og dataadgange der fremover skal bruges til skattekontroller, pensionsforespørgsler, interne analyser eller lovpligtig opbevaring. Her drager du fordel af vores mangeårige erfaring med nedlukning af HR-systemer som SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP og Oracle HCM. Arkiverer du specifikt SAP HCM, kan du læse mere om SAP HCM-arkivering.
I ViewBox kan du søge i, analysere og evaluere dataene. Det gælder også mange år efter systemnedlukningen og helt uafhængigt af det oprindelige system.
Uanset om det gælder skattekontrol, pensionsforespørgsler, interne HR-spørgsmål eller juridiske afklaringer, har du altid adgang til overskuelige og filtrerbare rapporter helt uden de oprindelige HR-licenser eller legacy-systemer.
Hurtigt projektforløb og målbar økonomisk gevinst, også ved komplekse
HR- og lønsystemer
Vi lukker ældre HR-systemer ned struktureret, effektivt og økonomisk fornuftigt. Projekterne tager typisk 1–6 måneder afhængigt af kildesystemets kompleksitet og datamængde.
Uanset om det er SAP HCM med dybt integrerede moduler, omfattende Workday-strukturer eller komplekse legacy-løsninger som PAISY, LOGA eller Oracle HCM, arkiverer vi takket være vores standardiserede fremgangsmåde selv stærkt sammenkoblede systemer med flere terabyte løn- og personaledata – sikkert og sporbart.
Analyse af ældre HR-
og lønsystemer
Det første skridt i enhver arkivering på HR-området er en detaljeret analyse af det eksisterende HR- eller lønsystem. Analysen danner grundlag for et pålideligt estimat af projektets varighed, indsats og omkostninger.
Især i store virksomheder med systemlandskaber, der er vokset gennem mange år, f.eks. SAP HCM, LOGA eller PAISY, er dette forarbejde afgørende for en revisionssikker og økonomisk nedlukning.
I analysen kortlægger vi både tekniske og procesmæssige forhold, herunder:
- Adgangsmuligheder til det eksisterende system (f.eks. GUI, fjernadgang eller dump)
- Type, struktur og omfang af den underliggende database (f.eks. Oracle, MS SQL, DB2 eller proprietære løsninger)
- Tilgængelige rapporter, lønjournaler og arkiveringsrelevante dokumenter
- Individuelle særtræk som egenudviklede programmer, tilpasninger (customizing), grænseflader eller tillægsmoduler (f.eks. firmapension, tidsregistrering, ESS/MSS)
Resultaterne samler vi i et gennemsigtigt fastpristilbud med klare oplysninger om omfang, tidsplan og implementeringstrin. Det giver dig maksimal sikkerhed i planlægning og beslutning.
Projektforløbet ved arkivering
af HR-systemer
Efter systemanalysen starter vi arkiveringsprojektet sammen med dig. Vi arbejder struktureret, effektivt og efter et gennemprøvet forløb, der er skræddersyet til HR-systemer.
På et kick-off-møde afstemmer vi alle organisatoriske og tekniske rammer. Derefter overtager vi størstedelen af opgaverne, så indsatsen på din side bliver minimal:
- Opsætning af sikre systemadgange
- Eksport og overførsel af relevante personale- og lønafregningsdata
- Genskabelse af relevante rapporter som lønjournaler, indberetninger til eIndkomst og lønsedler
- Arkivering og dokumentation af individuelle analyser og egenudviklinger
- Komplet revisionsdokumentation til interne og eksterne revisorer
Vores erfarne projektledere følger dig gennem hele processen – fra den indledende analyse til den endelige godkendelse.
Projektet afsluttes med strukturerede testfaser, hvor du sammen med os kontrollerer de arkiverede data for fuldstændighed, sporbarhed og revisionssikkerhed. Først derefter lukkes dit gamle system endeligt ned.
Resultatet af arkiveringen af
HR- og lønsystemer
Når projektet er afsluttet, er alle relevante personaledata, lønjournaler, dokumenter og rapporter fra dit gamle HR- eller lønsystem overført til ViewBox, vores egenudviklede arkivløsning.
ViewBox er et webbaseret søgesystem, der er udviklet specifikt til sikker adgang til arkiverede data fra nedlukkede systemer. Det giver autoriserede brugere som HR-afdelingen, intern revision og eksterne revisorer hurtig, retssikker og sporbar adgang til alt indhold også mange år efter systemnedlukningen.
En særlig merværdi: Vi rekonstruerer alle vigtige standard- og individuelle rapporter fra lønsedler og lønjournaler til indberetninger til eIndkomst og interne HR-analyser. Dermed er faglige, skattemæssige, pensionsrelaterede og juridiske analyser fortsat mulige helt uden adgang til det oprindelige system.
Efter vellykket dataoverførsel, systemkontrol og endelig godkendelse kan det oprindelige HR-system tages fuldstændigt og risikofrit ud af drift.
Til sidst modtager du en omfattende projektdokumentation, der beskriver alle relevante trin gennemsigtigt og revisionssikkert, især:
- hvordan dataene er overført
- strukturen og forberedelsen af det arkiverede indhold
- gennemførelse og resultater af test- og godkendelsesfaserne
- eventuelle grænseflader og genskabte rapporter
Desuden dokumenterer vi alle trin i arkiveringen fuldstændigt i vores Jira-ticketsystem fra den første eksport til den endelige godkendelse og en eventuel senere sletning af kildesystemet. Dermed kan også tredjeparter og eksterne revisorer til enhver tid se, hvordan arkiveringen er gennemført, i overensstemmelse med lovgivningen.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra legacy-systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en effektiv platform til sikker adgang til data fra nedlukkede ERP-systemer og andre legacy-systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og intelligente, AI-understøttede funktioner.
ViewBox Enterprise sorgt dafür, dass Ihre archivierten Daten:
- auch viele Jahre nach der Systemstilllegung verständlich und nutzbar bleiben
- schnell und gezielt durchsucht, gefiltert und analysiert werden können
- revisionssicher und nachvollziehbar für interne sowie externe Prüfungen bereitstehen
- durch rollenbasierte Berechtigungen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind
- mithilfe intelligenter Funktionen effizienter ausgewertet werden können
- unabhängig von der ursprünglichen Anwendung verfügbar bleiben
Et særligt kendetegn er den automatiserede og regelbaserede sletning af data. På baggrund af lovbestemte, kontraktlige eller interne opbevaringsfrister kan data slettes kontrolleret, sporbart og dokumenteret, når fristen er udløbet. Dermed understøtter ViewBox Enterprise virksomhedernes arbejde med GDPR og compliance. Læs mere om legal hold og sletning og om sikker kryptering.
So bleiben historische Unternehmensdaten langfristig verfügbar!
Im Zentrum: unsere
Archivierungssoftware ViewBox
ViewBox har bevist sit værd som en pålidelig søgeplatform for arkiverede personaledata for HR-afdelinger, intern revision og eksterne revisorer.
I dag bruges ViewBox af mere end 50 % af de tyske DAX-virksomheder og af europæiske, nordamerikanske og asiatiske koncerner over hele verden.
Klar til
næste skridt?
På et timelangt ekspertmøde gennemgår vi dit gamle system sammen med dig, uanset om det er en standardløsning, en individuelt udvidet applikation eller et helt egenudviklet HR-system.
Vi viser dig live, hvordan du lukker din løn- eller HR-løsning effektivt ned og samtidig holder dataene anvendelige og revisionssikre på lang sigt. Mødet omfatter:
- Afstemning af datastruktur, overførselsformater og rapportopsætning
- Live-demo af vores arkiveringsløsning ViewBox
- Gennemgang af vores metode til genskabelse af lønjournaler, lønrapporter og individuelle analyser
- Et pålideligt estimat af indsats, varighed og fastpris
Gennemsigtighed fra start:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen, garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Book dit personlige ekspertmøde nu.
Schnelle Antworten auf Ihre Fragen:
persönlich & unverbindlich zur
Lohn- & HR-Systemarchivierung
persönlich & unverbindlich zur
Lohn- & HR-Systemarchivierung
Vielen Dank
Vielen Dank für Ihre Anfrage.
Wir werden Sie in Kürze kontaktieren.
Wir werden Sie in Kürze kontaktieren.