Arkivér ældre systemer, sikr jeres data,
bevar rapporter og overhold compliance med AvenDATA
Fra FibuNet, Sage, Paisy og SharePoint-applikationer til egenudviklede løsninger: Vi arkiverer data fra ældre systemer af alle typer og generationer samt fra brancheløsninger, lige fra bogføring og HR til produktionsstyring.
Udfordringen
Historiske data i ældre systemer er vigtige, men adgangen til dem bliver stadig vanskeligere og ofte umulig.
I forbindelse med IT-migreringer, systemudskiftninger eller afvikling af forældede softwarelandskaber står virksomheder jævnligt over for en kritisk opgave.
Ældre systemer, ofte applikationer udviklet gennem mange år med komplekse og individuelt tilpassede datastrukturer, indeholder fortsat relevante oplysninger til skattemæssige, juridiske eller forretningsmæssige formål.
Men driften af disse systemer er dyr, softwaren vedligeholdes ikke længere, licenserne udløber, og knowhowen i virksomheden forsvinder.
Adgangen til vigtige data bliver vanskelig eller umulig, selvom de fortsat skal opbevares, så de er tilgængelige, kan analyseres og er revisionssikre.
Netop her kommer AvenDATAs arkiveringsløsning til ældre systemer ind i billedet.
Gennemprøvet arkiveringsløsning
med over 17 års projekterfaring
AvenDATA har i over 17 år løbende videreudviklet arkiveringen af ældre systemer og forfinet den i praksis gennem tusindvis af systemnedlukninger.
Med udgangspunkt i vores metode har vi gennem årene kunnet besvare alle faglige spørgsmål, henvendelser fra skattemyndighederne og juridiske forespørgsler pålideligt og sporbart.
Den anvendte software ViewBox har etableret sig som et søgesystem, der fungerer lige godt i det daglige revisionsarbejde og ved brug på tværs af hele virksomheden.
At ViewBox i dag anvendes i mere end 50 % af DAX-virksomhederne, er et klart bevis på softwarens stabilitet, fleksibilitet og praktiske anvendelighed på højeste niveau.
Fra Europa og Asien til Nordamerika: ViewBox er i brug over hele verden.
Jeres analyser lever videre som rapporter
i ViewBox
Vi overfører ikke kun alle data fra jeres ældre system, men sikrer også, at I permanent kan se, kontrollere og bruge disse data i vores software ViewBox.
Dette omfatter:
- Genskabelse af relevante rapporter og forretningsmæssige analyser
- Implementering af kundespecifikke rapporter (herunder egenudviklede programmer og lister)
- Arkivering af alle relevante bilag, der er nødvendige for at kunne efterprøve rapporterne (f.eks. fakturaer, ordrer eller bogføringsbilag)
Allerede inden projektstart afstemmer vi med jer, hvilke rapporter og analyser der fremover skal bruges til skattemæssige formål, forretningsmæssige vurderinger eller lovkrav. Her drager I fordel af vores mangeårige erfaring fra et stort antal arkiveringsprojekter på tværs af systemer, brancher og fagområder.
I ViewBox kan I søge i, filtrere og analysere disse rapporter også mange år efter nedlukningen, helt uafhængigt af det ældre system.
Uanset om det drejer sig om skattekontroller, interne forespørgsler eller juridiske afklaringer, har I altid adgang til overskuelige og filtrerbare rapporter, helt uden licensomkostninger til det ældre system og uden adgang til det.
Hurtigt projektforløb og stor økonomisk gevinst (målbar ROI),
selv ved komplekse ældre systemer
En nedlukning af et ældre system tager typisk en til seks måneder afhængigt af systemets kompleksitet og datamængde. Takket være vores klart strukturerede og standardiserede metode kan vi arkivere selv omfattende systemer effektivt og sikkert.
Vi har allerede overført applikationer med en datamængde på flere terabyte, inklusive rapporter, egenudviklede programmer og komplet dokumentation, til vores arkiveringsløsning.
Med vores etablerede projektmetode opnår vores kunder hurtigt betydelige besparelser, især på licensomkostninger til gammel software, databaser og operativsystemer, men også på vedligeholdelse, infrastruktur og interne ressourcer.
I langt de fleste af vores projekter er investeringen tjent hjem på under et år.
Analyse af det
ældre system
Det første skridt i enhver systemnedlukning er en detaljeret analyse af jeres eksisterende system. Analysen danner grundlag for en præcis vurdering af projektets varighed og omkostninger.
Vi kortlægger både tekniske og forretningsmæssige forhold, blandt andet:
- Adgangsmuligheder til det ældre system
- Databasens type, struktur og størrelse (f.eks. Oracle, Microsoft SQL Server, DB2 eller proprietære formater)
- Omfang og relevans af de eksisterende rapporter og applikationer
- Individuelle særtræk såsom egenudviklede programmer, grænseflader eller tilføjelsesmoduler
Resultaterne samler vi i et bindende fastpristilbud, der giver jer størst mulig sikkerhed i planlægning og beslutninger.
Projektforløbet ved
arkivering af ældre systemer
Når systemanalysen er afsluttet, går selve projektet i gang: struktureret, effektivt og med klart definerede milepæle.
På et fælles kick-off-møde afklarer vi alle organisatoriske og tekniske rammer med jeres team. Fra dette tidspunkt overtager vi størstedelen af opgaverne for jer:
- Etablering af systemadgang
- Eksport og overførsel af de relevante data
- Genskabelse af vigtige rapporter og individuelle analyser
- Dokumentation af alle trin med henblik på revisionssikkerhed
Vores erfarne projektledere følger jer gennem hele processen og sikrer et gnidningsfrit forløb med et minimalt ressourceforbrug hos jer.
Ved projektets afslutning gennemfører vi sammen test og godkendelser for at sikre, at alle data er arkiveret fuldstændigt, korrekt og sporbart.
Resultatet
af arkiveringen
Når projektet er afsluttet, er alle relevante tabeller, dokumenter og rapporter fra jeres ældre system overført til ViewBox, vores egenudviklede softwareløsning.
ViewBox er et webbaseret søgesystem, der giver jer og autoriserede parter hurtig, sikker og sporbar adgang til de arkiverede oplysninger, også mange år efter systemnedlukningen.
En særlig merværdi: Vi genskaber alle vigtige standardrapporter og individuelle rapporter, så faglige, skattemæssige og juridiske analyser fortsat er mulige uden adgang til det ældre system.
Når ViewBox er implementeret og godkendt, kan det ældre system tages helt ud af drift.
Afslutningsvis modtager I en omfattende projekt- og procesdokumentation, der beskriver alle trin sporbart, især:
- metoden for dataoverførsel
- strukturen af det arkiverede indhold
- de gennemførte test og godkendelser
Derudover dokumenterer vi alle enkelttrin i arkiveringen revisionssikkert i vores Jira-ticketsystem, fra dataeksport og endelig godkendelse til en eventuel senere sletning af det ældre system. Dermed kan også tredjeparter og revisorer til enhver tid følge, hvordan arkiveringen er udført.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra ældre systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en effektiv platform til sikker adgang til data fra nedlukkede ERP-systemer og andre ældre systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og AI-understøttede værktøjer.
ViewBox Enterprise sikrer, at jeres arkiverede data:
- forbliver forståelige og anvendelige mange år efter systemnedlukningen
- hurtigt og målrettet kan søges i, filtreres og analyseres
- er tilgængelige revisionssikkert og sporbart til interne og eksterne revisioner
- er beskyttet mod uautoriseret adgang via rollebaserede rettigheder
- kan analyseres mere effektivt ved hjælp af intelligente funktioner
- forbliver tilgængelige uafhængigt af det ældre system
En særlig funktion er den automatiserede og regelbaserede sletning af data. På baggrund af lovbestemte, kontraktlige eller interne opbevaringsfrister kan data slettes kontrolleret, sporbart og dokumenteret, når den pågældende frist er udløbet. Dermed understøtter ViewBox Enterprise virksomheder i at opfylde deres krav til databeskyttelse og compliance.
Således forbliver historiske virksomhedsdata tilgængelige, så længe der er behov for dem.
Klar til
næste skridt?
I en ekspertsamtale på en time gennemgår vi sammen jeres ældre system (uanset om det er en standardløsning, en individuelt udvidet applikation eller et fuldt egenudviklet system).
Vi viser jer live, hvordan I effektivt kan lukke systemet ned og bevare dataene tilgængelige for analyse på lang sigt, herunder:
- en gennemgang af datastruktur, dataoverførsel og rapportlandskab
- en demo af vores løsning ViewBox
- en forklaring af, hvordan vi genskaber rapporter og individuelle analyser
- et pålideligt skøn over omfang, varighed og pris
Gennemsigtighed fra start
Vores projekttilbud er bindende fastpristilbud, garanteret uden genforhandlinger. Kvalitet, pålidelighed og et fair forhold mellem pris og ydelse er i centrum hos os.
Book en tid til jeres gratis personlige ekspertsamtale nu.
Hurtige svar på jeres spørgsmål:
personligt og uforpligtende om andre ældre systemer og ECM-platforme
personligt og uforpligtende om andre ældre systemer og ECM-platforme
Mange tak
Vi har modtaget jeres forespørgsel
og kontakter jer snarest.
og kontakter jer snarest.