Luk systemerne ned, og bevar dataene, også efter en M&A-transaktion:
solgt, overtaget eller udskilt, men stadig omfattet af opbevaringspligt. Med AvenDATA.
Vi arkiverer alle typer ældre systemer uanset branche, software eller struktur.
Udfordringen
I forbindelse med en overtagelse, fusion eller udskillelse bliver tidligere IT-systemer ofte tilbage. De er ikke længere nødvendige, men må af juridiske årsager ikke lukkes ned med det samme. Skattemæssige og lovbestemte opbevaringskrav kræver sikker opbevaring af forretningsrelevante data.
Typiske problemer i M&A-scenarier:
- Ældre systemer skal fortsat drives, selvom de ikke længere bruges
- IT-infrastrukturen medfører løbende omkostninger
- Systemer, der ikke længere vedligeholdes, skaber sikkerhedsrisici
- Dataene skal fortsat være tilgængelige og kunne analyseres selektivt
- Det oprindelige IT-personale er ofte ikke længere til rådighed
- Ansvar og adgangsforpligtelser forbliver uafklarede
Løsningen: AvenDATA står for den revisionssikre arkivering af dine ældre systemer. Dine data forbliver tilgængelige og lovsikkert opbevaret, helt uden et aktivt systemlandskab eller internt personale.
Gennemprøvet arkiveringsløsning
baseret på over 17 års projekterfaring
AvenDATA har løbende videreudviklet arkiveringen af ældre systemer i over 17 år og forfinet den i praksis i tusindvis af projekter i forbindelse med virksomhedstransaktioner, uanset om det drejer sig om overtagelser, fusioner eller udskillelser.
Takket være vores gennemprøvede fremgangsmåde har vi gennem årene kunnet besvare alle faglige spørgsmål, henvendelser i forbindelse med skattekontroller samt juridiske forespørgsler pålideligt og sporbart. Det gælder også, når IT-strukturerne allerede var afviklet, og det oprindelige personale ikke længere var til rådighed.
Den anvendte softwareløsning har etableret sig som et pålideligt søgesystem, der fungerer gnidningsfrit både i revisionspraksis og ved adgang for nye ejere, revisorer eller skatterådgivere.
Løsningen anvendes i dag af mere end 50 % af DAX-virksomhederne, hvilket tydeligt dokumenterer dens stabilitet, fleksibilitet og praktiske anvendelighed på højeste niveau.
Fra Europa over Asien til Nordamerika er vores arkiveringsløsninger i brug over hele verden.
Dine analyser lever videre,
også efter overtagelse, fusion eller udskillelse
Systemerne forsvinder, dataene bliver: analyserbare og lovsikre i ViewBox.
I forbindelse med M&A-processer overtager vi ikke blot alle data fra nedlukkede ældre systemer, men sørger også for, at dataene forbliver forståelige, kontrollerbare og anvendelige på lang sigt.
Konkret betyder det:
- Genskabelse af forretningsmæssigt relevante standardrapporter
- Implementering af individuelle rapporter, herunder virksomhedsspecifikke rapporter og specialanalyser
- Arkivering af alle tilhørende bilag såsom fakturaer, ordrer og posteringsbilag
Allerede ved projektstart fastlægger vi sammen med dig, hvilke analyser der bliver brug for fremover, hvad enten det er til skattemæssige formål, interne analyser eller den nye ejers lovbestemte krav.
Med vores mangeårige erfaring med nedlukninger i M&A-sammenhæng, herunder i komplekse koncernstrukturer, sikrer vi, at alle rapporter kan stilles til rådighed sporbart og revisionssikkert.
I ViewBox forbliver analyserne tilgængelige også mange år efter nedlukningen, helt uden de oprindelige systemer, SAP-licenser eller overdragelsesproblemer.
Til interne forespørgsler, eksterne revisioner eller juridiske dokumentationskrav: Rapporterne kan til enhver tid søges frem struktureret og er overskueligt præsenteret.
Hurtigt projektforløb og stor økonomisk gevinst,
også i M&A-sammenhæng
Arkiveringen af et ældre system tager typisk mellem 1 og 6 måneder afhængigt af kompleksitet og datamængde. Særligt ved overtagelser, fusioner eller udskillelser er en hurtig og struktureret nedlukning af gamle IT-systemer afgørende for at undgå unødvendige dobbeltstrukturer og omkostninger.
Med vores standardiserede projektmetode kan selv store systemer arkiveres effektivt, lovsikkert og fuldstændigt. Vi har allerede overført systemer med over 30 terabyte data til vores arkivløsning, inklusive alle relevante rapporter og al dokumentation.
Fordelene: betydelige besparelser på licensomkostninger (f.eks. til databaser, operativsystemer eller arkivsystemer), lavere vedligeholdelses- og infrastrukturomkostninger samt aflastning af interne ressourcer, som efter en transaktion som regel omorganiseres eller outsources.
I langt de fleste af vores projekter er tilbagebetalingstiden under ét år. Det giver en klar økonomisk merværdi for både køber og sælger.
Systemanalyse
Også efter en overtagelse, fusion eller udskillelse skaber en grundig analyse klarhed.
Før vi begynder arkiveringen, analyserer vi det tilbageværende ældre system i detaljer. Analysen danner grundlag for et solidt estimat af projektets varighed, omfang og omkostninger, uanset om der stadig er interne IT-ressourcer til rådighed, eller de allerede er blevet omstruktureret.
Vi tager højde for både tekniske og forretningsmæssige forhold, bl.a.:
- Adgangsmuligheder til det eksisterende system
- Databasens type, struktur og størrelse
- Omfang og betydning af eksisterende rapporter og analyser
- Individuelle særforhold som specifikke specialanalyser eller grænseflader
På baggrund af resultaterne modtager du et bindende fastpristilbud fra os, som giver maksimal gennemsigtighed og planlægningssikkerhed i transaktionsprocessen.
Projektarkivering
Når analysen er afsluttet, begynder selve arkiveringsprojektet med klart definerede milepæle og minimal indsats for alle involverede.
På et fælles kick-off-møde afklarer vi de tekniske og organisatoriske rammer, ofte med inddragelse af flere parter (f.eks. køber, sælger og IT-leverandør). Vores strukturerede fremgangsmåde er tilrettelagt, så vi også kan arbejde effektivt under M&A-forhold.
Herfra overtager vi størstedelen af opgaverne:
- Teknisk opsætning og adgangskonfiguration
- Eksport og overførsel af alle arkiveringsrelevante data
- Genskabelse af relevante rapporter, inklusive virksomhedsspecifikke analyser
- Fuldstændig dokumentation af alle trin for at sikre revisionssikkerhed
Afhængigt af kompleksiteten varer projektet mellem 1 og 6 måneder. Vores erfarne projektledere sikrer et gnidningsfrit forløb, selv ved begrænsede adgangsrettigheder eller manglende overdragelse fra internt personale.
Ved projektafslutningen gennemfører vi sammen strukturerede test- og godkendelsesfaser for at sikre, at alle data er arkiveret fuldstændigt, korrekt og sporbart (lovmedholdeligt, kontrollerbart og anvendeligt på lang sigt).
Resultatet
af arkiveringen
Gennemsigtigt, revisionssikkert og afprøvet i M&A. Når projektet er afsluttet, er alle relevante tabeller, dokumenter og analyser fra det nedlukkede ældre system overført til vores egenudviklede softwareløsning.
Vores webbaserede arkivplatform giver autoriserede parter som købere, revisorer eller myndigheder sikker og sporbar adgang til alle arkiverede oplysninger, også mange år efter systemnedlukningen.
En særlig fordel i M&A-scenarier: Vi rekonstruerer alle forretningsmæssigt og skattemæssigt relevante standard- og individuelle analyser (inkl. specialrapporter), så analyser og dokumentationskrav kan opfyldes uden det oprindelige system og helt uden ekstra softwarelicenser eller komplekse overdragelsesprocesser.
Efter vellykket idriftsættelse og godkendelse kan det oprindelige system lukkes helt ned, inklusive database, operativsystem, middleware og licensstrukturer.
Ved projektafslutningen modtager alle involverede parter en omfattende projekt- eller procesdokumentation, der gennemsigtigt beskriver alle relevante forhold, bl.a.:
- metoden til dataoverførsel
- strukturen og fuldstændigheden af det arkiverede indhold
- de gennemførte test- og godkendelsesfaser
Derudover dokumenterer vi hvert enkelt projekttrin revisionssikkert i vores Jira-ticketsystem, fra dataeksporten til den endelige godkendelse eller sletning af det ældre system. Dermed kan også tredjeparter til enhver tid se, hvordan arkiveringen er gennemført, selv når der ikke længere er adgang til det oprindelige team eller den interne IT-afdeling.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra ældre systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en effektiv platform til sikker adgang til data fra nedlukkede ERP-systemer og andre ældre systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og intelligente funktioner, der udelukkende er udviklet ved hjælp af kunstig intelligens.
ViewBox Enterprise sikrer, at dine arkiverede data:
- forbliver forståelige og anvendelige også mange år efter systemnedlukningen
- hurtigt og målrettet kan gennemsøges, filtreres og analyseres
- er tilgængelige revisionssikkert og sporbart til interne og eksterne revisioner
- er beskyttet mod uautoriseret adgang via rollebaserede rettigheder
- kan analyseres mere effektivt ved hjælp af intelligente funktioner
- forbliver tilgængelige uafhængigt af den oprindelige applikation
En særlig funktion er f.eks. den automatiserede og regelbaserede sletning af data. På grundlag af lovbestemte, kontraktlige eller interne opbevaringsfrister kan data slettes kontrolleret, sporbart og dokumenteret, når den pågældende frist udløber. Dermed hjælper ViewBox Enterprise virksomheder med at opfylde deres krav til databeskyttelse og compliance.
Sådan forbliver historiske virksomhedsdata tilgængelige på lang sigt.
Klar til
næste skridt?
I en times ekspertsamtale analyserer vi sammen dit ældre system, uanset om det er efter en overtagelse, fusion eller udskillelse. Vi viser dig live, hvordan du lukker systemer effektivt ned og sikrer alle data permanent, lovmedholdeligt og analyserbart.
I samtalen får du:
- En struktureret gennemgang af datastruktur, dataoverførsel og rapportering
- En live-demo af vores arkivløsning
- En forklaring på, hvordan vi genskaber eksisterende analyser og individuelle rapporter
- Et velfunderet estimat af projektets varighed, omfang og omkostninger
Fuld gennemsigtighed fra start:
Vores tilbud er baseret på faste priser uden skjulte omkostninger eller genforhandlinger. Også selv om der ikke er adgang til det oprindelige IT-team, sikrer vi en gnidningsfri gennemførelse.
Book din uforpligtende og gratis ekspertsamtale nu.
Hurtige svar på dine spørgsmål:
personligt og uforpligtende om arkivering ved M&A-processer
personligt og uforpligtende om arkivering ved M&A-processer
Mange tak
Mange tak for din henvendelse.
Vi kontakter dig snarest.
Vi kontakter dig snarest.