Luk systemer ned, og styr dine data intelligent:
Få styr på data lifecycle management (DLM) med AvenDATA
Uanset om det er ERP-, CRM-, HR-, DMS- eller proprietære systemer, arkiverer vi dine ældre applikationer revisionssikkert, i overensstemmelse med compliancekrav og fuldt søgbart. Til alle brancher, alle platforme og alle historiske data.
Udfordringen
Professionel DLM kræver, at data ikke kun skabes, bruges og analyseres. Når den aktive brug ophører, skal data også arkiveres eller slettes kontrolleret og økonomisk forsvarligt.
Mange virksomheder fejler netop ved dette sidste trin:
- Historiske data bliver i ældre systemer, som skal holdes i drift af compliancehensyn
- Systemerne medfører fortsat omkostninger, selvom de ikke længere spiller nogen driftsmæssig rolle
- IT-infrastrukturen forældes, eksterne serviceaftaler løber videre, og interne ressourcer bindes
- Sikkerhedsrisiciene stiger, jo ældre og dårligere vedligeholdt miljøet er
- Et samlet overblik over databeholdningen mangler, og DLM-mål som effektivitet, gennemsigtighed og governance forbliver uopnåede
Konsekvensen: Datalivscyklussen afsluttes ikke, men sidder fast i forældede systemer. Det koster penge og strider mod enhver moderne datahåndtering.
Globale arkiveringsløsninger
til hele datalivscyklussen
International erfaring med fokus på DLM
Arkivering og langsigtet brug af data fra ældre systemer er en central del af en gennemtænkt DLM. I over 17 år har AvenDATA hjulpet virksomheder over hele verden med at arkivere data fra forældede applikationer sikkert. Vi opbevarer dataene i overensstemmelse med compliancekrav og gør dem struktureret tilgængelige, uanset kildesystem.
Vores arkiveringsprocesser er udviklet på baggrund af over tusind gennemførte projekter og er løbende blevet forfinet. Vi har taget højde for alle relevante krav fra revisioner, juridiske spørgsmål og interne kontroller og omsat dem til en pålidelig og praksisnær løsning.
Kernen er vores software ViewBox: et revisionssikkert, brugervenligt søgesystem, der gør ældre data effektivt anvendelige. Uanset om det er til skattemæssige, juridiske eller analytiske formål, giver ViewBox struktureret adgang gennem hele datalivscyklussen. Det er derfor ikke overraskende, at ViewBox i dag er i produktiv drift hos over 50 % af DAX-virksomhederne.
Fra mellemstore virksomheder til internationale koncerner og fra Europa over Nordamerika til Asien: ViewBox kan anvendes globalt og opfylder de højeste krav til datasikkerhed, gennemsigtighed og DLM.
Sikr historiske data, og gør rapporter sporbare:
Håndtér data efter DLM-principper
Vi overtager ikke kun alle data fra dit ældre system, men sikrer også, at du permanent kan analysere, søge i og spore dataene struktureret i ViewBox. I professionel DLM spiller arkiverede rapporter og analyser nemlig en central rolle.
Det omfatter for eksempel:
- Genskabelse af relevante standardrapporter og forretningsanalyser
- Implementering af kundespecifikke rapporter, herunder egenudviklede analyser
- Arkivering af alle tilhørende bilag (f.eks. fakturaer, ordrer og posteringsjournaler), så rapporternes indhold kan spores
Allerede inden projektstart afklarer vi sammen med dig, hvilke rapporter der er brug for på lang sigt. Det kan være til skattemæssige krav, interne analyser eller lovpligtig dokumentation. Du får gavn af vores mangeårige erfaring med arkivering af vidt forskellige systemer, brancher og rapportlogikker.
I ViewBox forbliver rapporterne forståelige, filtrerbare og fuldt tilgængelige mange år efter systemnedlukningen og helt uden det oprindelige system eller ekstra licenser.
Uanset om det gælder revisioner, interne forespørgsler eller juridiske afklaringer: Du har altid adgang til strukturerede analyser som en del af et gennemtænkt DLM-koncept.
Effektivt projektforløb og målbar økonomisk gevinst:
Hurtig implementering, mærkbare besparelser og varigt afkast
Arkivering af et ældre system tager typisk mellem 1 og 6 måneder afhængigt af kompleksitet, datastruktur og omfang. Med vores standardiserede og gennemprøvede fremgangsmåde kan vi også arkivere omfattende systemer effektivt, sikkert og sporbart.
Selv projekter med flere terabyte data og komplekse datarelationer er allerede overført til vores arkivløsning, inklusive rapporter, individuelle analyser og fuld dokumentation.
Vores kunder opnår hurtigt målbare fordele, for eksempel gennem:
- Bortfald af løbende licensomkostninger til ældre applikationer og databaser
- Besparelser på vedligeholdelse og hosting af forældet infrastruktur
- Lavere internt ressourceforbrug takket være central, revisionssikker datatilgængelighed
- Optimeret compliance som led i moderne DLM-strategier
I de fleste projekter tjener investeringen sig hjem på under et år. Det skyldes en mærkbar aflastning af IT-afdelingen, klar budgetkontrol og en bæredygtig integration af de arkiverede data i en helhedsorienteret DLM.
Systemanalyse:
Det første skridt mod en vellykket arkivering
Ethvert arkiveringsprojekt begynder med en detaljeret analyse af dit eksisterende ældre system. Analysen danner grundlag for et realistisk estimat af projektets varighed, datamængde og tekniske krav og dermed for et bindende fastpristilbud med fuld planlægningssikkerhed.
Som en del af analysen kortlægger vi blandt andet:
- Adgangsmuligheder til det eksisterende system (f.eks. via database, API eller fileksport)
- Type, struktur og størrelse af de underliggende data
- Relevansen af eksisterende rapporter, analyser og bilagstyper
- Individuelle særlige forhold som egenudviklinger, grænseflader eller tillægsmoduler
Alle resultater dokumenteres struktureret og samles i et klart tilbud, så du trygt kan beslutte, hvornår og hvordan dit ældre system skal arkiveres.
Arkiveringsprojektet:
Klart struktureret og sikkert gennemført
Når analysen er afsluttet, begynder selve arkiveringsprojektet med et fælles kick-off og definerede milepæle. Fra dette tidspunkt overtager vi størstedelen af de tekniske og organisatoriske opgaver for dig.
Typiske projekttrin:
- Opsætning af systemadgange og eksportgrænseflader
- Overførsel og strukturering af relevante data
- Genskabelse af centrale rapporter og individuelle analyser
- Dokumentation af alle behandlingstrin af hensyn til revisionssikkerheden
Afhængigt af systemets kompleksitet varer et projekt mellem 1 og 6 måneder. Vores erfarne projektledere følger dig gennem alle faser fra afstemning til godkendelse. Takket være klare processer, en standardiseret metode og gennemsigtig kommunikation holdes din interne arbejdsindsats på et minimum.
Ved projektets afslutning gennemfører vi strukturerede test- og godkendelsesprocesser for at sikre, at alle data er arkiveret fuldstændigt, korrekt og sporbart.
Resultatet af arkiveringen:
Fuld adgang, også mange år efter
Efter projektets afslutning er alle relevante tabeller, bilag og rapporter fra dit ældre system overført til vores softwareløsning ViewBox. Det webbaserede søgesystem giver autoriserede brugere hurtig, sikker og revisionssikker adgang mange år efter nedlukningen, uafhængigt af det oprindelige system.
En særlig merværdi: Vi genskaber alle væsentlige standardrapporter og individuelle rapporter, så faglige, skattemæssige og juridiske analyser fortsat er mulige uden ekstra licenser eller tekniske afhængigheder.
Efter vellykket implementering og godkendelse kan det oprindelige system tages helt ud af drift. Dette dokumenteres juridisk korrekt.
Ved projektets afslutning modtager du en omfattende procesdokumentation, der blandt andet omfatter:
- Type og omfang af dataoverførslen
- Struktur og bearbejdning af det arkiverede indhold
- Gennemførelse og resultater af test- og godkendelsesprocesser
- Dokumentation af procestrinene som led i DLM
Alle handlinger dokumenteres desuden revisionssikkert i vores ticketsystem, fra dataeksport til endelig godkendelse og eventuel senere sletning af det oprindelige system. På den måde forbliver hele arkiveringen til enhver tid sporbar for tredjeparter og revisorer.
ViewBox Enterprise:
Brug arkiverede data fra ældre systemer sikkert og hurtigt
Med ViewBox Enterprise tilbyder AvenDATA en effektiv platform til sikker adgang til data fra nedlukkede ERP-systemer og andre ældre systemer. Løsningen kombinerer moderne søge- og analysefunktioner med høj ydeevne, omfattende sikkerhedsmekanismer og AI-understøttede værktøjer.
ViewBox Enterprise sikrer, at dine arkiverede data:
- forbliver forståelige og anvendelige mange år efter systemnedlukningen
- kan gennemsøges, filtreres og analyseres hurtigt og målrettet
- er tilgængelige revisionssikkert og sporbart til interne og eksterne revisioner
- er beskyttet mod uautoriseret adgang via rollebaserede rettigheder
- kan analyseres mere effektivt ved hjælp af intelligente funktioner
- forbliver tilgængelige uafhængigt af den oprindelige applikation
En særlig funktion er den automatiserede, regelbaserede sletning af data. På grundlag af lovpligtige, kontraktlige eller interne opbevaringsfrister kan data slettes kontrolleret og dokumenteret, når den pågældende frist udløber. Dermed understøtter ViewBox Enterprise virksomheder i at opfylde deres krav til databeskyttelse og compliance.
Sådan forbliver historiske virksomhedsdata tilgængelige, så længe der er brug for dem.
Klar til
næste skridt?
Så lad os tale om dit ældre system og din fremtidige datalivscyklus.
I en kompakt ekspertsamtale på en time analyserer vi sammen dit ældre system, uanset om det er et ERP-, CRM-, løn- eller DMS-system. Målet er at vise dig, hvordan du lukker din applikation sikkert ned og holder dine data tilgængelige og analyserbare på lang sigt i overensstemmelse med moderne DLM.
I samtalen får du:
- En velfunderet vurdering af datastruktur, dataoverførsel og rapporter
- En live-demo af vores arkiverings- og søgeløsning ViewBox
- Et indblik i vores fremgangsmåde til genskabelse af standardanalyser og individuelle analyser
- Et pålideligt estimat af projektets varighed, indsats og omkostninger
Gennemsigtighed fra start:
Vores projekttilbud er baseret på klart definerede fastpriser, garanteret uden genforhandlinger. Kvalitet, pålidelighed og et fair forhold mellem pris og ydelse er centrale for os.
Book en live-demo med fokus på DLM
Hurtige svar på dine spørgsmål:
Personligt og uforpligtende om data lifecycle management
Personligt og uforpligtende om data lifecycle management
Mange tak
Tak for din henvendelse.
Vi kontakter dig snarest.
Vi kontakter dig snarest.